Ostoskori
Julkaistu 7.1.2023
Päivitetty 20.3.2024
Projektipäällikön osaaminen ei ole pelkästään menetelmien osaamista tai oman alan teknistä osaamista kuten rakentaminen tai tietotekniikka.
Projektipäällikkö on palveluammatissa ja työskentelee aina ihmisenä ihmiselle. Ihmisten ohjaaminen ja johtaminen on keskeinen taito.
Projekti on myös aina osa laajempaa kokonaisuutta. Tämän kokonaisuuden ymmärtäminen ja sen varmistaminen, että projekti tuottaa parhaan tuloksen omassa toimintaympäristössään on osa projektipäällikön työtä.
Itselleni hyödyllisin viitekehys oman osaamisen kartoittamiseen ja kehittämiseen on ollut IPMA® Individual Competence Baselinen (ICB®), jossa nämä kaikki osa-alueet on kuvattu. Esittelen nyt, miten voit hyödyntää tätä standardia oman osaamisesi arviointiin ja kehittämiseen.
Taustaa
IPMA® Individual Competence Baseline (ICB®) kuvaa pätevyyksiä, joka yksilöllä pitää olla tai joissa hänen pitää kehittyä, johtaakseen menestyksekkäästi projekteja, ohjelmia tai salkkuja. ICB® on maailmanlaajuinen standardi ja IPMA:n nelitasoisen sertifiointijärjestelmän sisällä ICB toimii myös arviointien perustana.
Mitä tarkoittaa pätevyys ICB:ssä?
Yksilön pätevyys on tietojen, taitojen ja kykyjen soveltamista halutun tuloksen saavuttamiseksi. Kyky liittyy soveltamiseen niin, että tietoja ja taitoja käytetään tehokkaasti tietyssä tilanteessa. Kokemusta vaaditaan pätevyyden osoittamiseksi ja oman (pätevyys)potentiaalin kehittämiseksi.
Kyse on siis tietojen ja taitojen lisäksi siitä, että osaat soveltaa taitoja menestyksellisesti tietyssä tilanteessa saavuttaakseen halutun tuloksen.
Projektipäällikön pätevyydet
ICB:ssä projektipäällikön pätevyys muodostuu kolmesta osa-alueesta. Nämä ovat:
- Ihmispätevyydet – projektipäällikön henkilökohtaiset ja sosiaaliset pätevyydet kuten itsetuntemus, viestintä-, ryhmätyö- ja neuvottelutaidot
- Käytäntöpätevyydet – projektipäällikkön projektinhallinnan pätevyydet kuten suunnittelu ja riskienhallinta
- Näkökulmakulmapätevyydet – pätevyydet, joita tarvitaan toimittaessa laajemmassa toteutusympäristössä eli miten toimia projektipäällikkönä ottaen huomioon esimerkiksi strategia, kulttuuri ja arvot sekä standardit.
Kunkin osa-alueen pätevyydet ja niiden sisältö on kuvattu tarkemmin standardissa ja suosittelen lämpimästi perehtymään eri pätevyyksien kuvauksiin tarkemmin ennen kuin aloitat itsearvioinnin. Suomenkielisen version voit ladata kohdasta Lataa Yksilön pätevyydet PRY:n sivulta.
HUOM! Valitse Yksilön pätevyydet osa 1 – Projektinjohtaminen.
Huomaa, että materiaali on IPR:än alaista ja sitä ei saa kopioida missään muodossa – valokuvaamalla, tulostamalla tai muilla tavoin – ilman kirjallista lupaa.
Miten toteuttaa itsearviointi
Tässä käytännön vinkkejä, miten voit edetä itsearvoinnissa ja mistä löydät valmiita lomakkeita itsearvioinnin avuksi.
Suosittelen, että teet itsearvioinnin yksi osa-alue kerrallaan (ihmiset, käytäntö, näkökulma). Tällä tavoin vältät infoähkyn ja toisaalta löydät kaikilta eri osa-alueilta mahdolliset kehityskohteet – jos teet itsearvoinnin kaikille osa-alueille yhtä aikaa, voi käydä niin, että kaikki löytämäsi kehityskohteet ovat yhdellä osa-alueelle.
Itsearvoinnin tulokset ja muu omaan osaamisen kehittämiseen käytetty aika kannattaa kirjata muistiin. Tämä on tärkeää siksi, että monissa sertifikaateissa sertifikaatin suorittaminen ja uusiminen edellyttää raportointia siitä, kuinka paljon aikaa on käyttänyt oman osaamisen kehittämiseen.
Lataa tästä valmis pohja, johon voit kirjata tavoitteesi sekä oman osaamisen kehittämiseen käyttämäsi ajan. Pohjassa on valmiiksi mietitty, mitä tietoja voit tarvita, kun päivität CV:tä tai haet projektinhallinnan sertifikaattia.
1. Perehdy ensin kunkin alueen pätevyyksiin
Suomenkielisen version voit ladata kohdasta Lataa Yksilön pätevyydet PRY:n sivulta.
HUOM! Valitse Yksilön pätevyydet osa 1 – Projektinjohtaminen.
Huomaa että materiaali on IPR:än alaista ja sitä ei saa kopioida missään muodossa – valokuvaamalla, tulostamalla tai muilla tavoin – ilman kirjallista lupaa.
Voit myös lukea blogipostaukseni Mitä projektipäällikön tulisi osata, jossa olen kirjoittanut auki, mitä pätevyydet minulle käytännössä tarkoittavat ja miten ne näkyvät minulle päivittäisessä työssäni.
2. Tee itsearvionti
Arvioi, mikä on oman osaamisesi taso kussakin pätevyydessä.
Arvioinnissa voi käyttää seuraavaa skaalaa, joka noudattaa Bloomin taksonomiaa. Vapaasti käännettynä vaihtoehdot ovat seuraavat
0 – Vähän tai ei lainkaan kokemusta
1 – Muistaa: Muistaa ulkoa
2 – Ymmärtää: Ymmärtää, mitä tarkoittaa
3 – Soveltaa: Osaa soveltaa tietyssä tilanteessa
4 – Analysoi: Pystyy analysoimaan ja päättelemään opitun perusteella
Huomaa, että Bloomin taksonomiassa koko skaala sisältää lisäksi arvot viisi ja kuusi.
3. Etsi kehitettävät pätevyydet ja priorisoi
Käy seuraavaksi läpi, mitkä pätevyydet ovat niitä, joissa sinulla on matalimmat pisteet. Nämä ovat mahdollisia kehityskohteita.
Priorisoi tämän jälkeen kehityskohteet. Prioriteetit voivat riippua esimerkiksi siitä, millaisessa roolissa työskentelet ja mikä on tavoitetasosi. Esimerkiksi voit toimia tehtävässä, jossa projektin budjetointi ei ole osa projektipäällikön toimenkuvaa eli projektin budjetti on suunniteltu ennen projektin aloitusta ja projektipäällikkö on vastuussa projektin toteutuksesta suunnitellussa budjetissa. Budjetointi on kuitenkin tärkeä taito oman urasi kannalta ja siksi projektin budjetin suunnittelu voi olla tärkeä kehityskohde.
Listasi voi esimerkiksi näyttää tältä:
Näkökulmapätevyydet
Hallinto, rakenteet ja prosessit: Varastonhallinnan prosessin parempi tuntemus auttaisi nykyisten projektien hallinnassa.
Standardien ja määräysten noudattaminen: Tunnen hyvin projektinhallinnan standardit, mutta tarvitsen lisää tietoa GDPR:stä.
Ihmispätevyydet
Neuvottelu: Työhöni ei sisälly tällä hetkellä neuvottelutilanteita asiakkaiden kanssa mutta tavoitteeni on siirtyä sisäisistä projekteista asiakasprojekteihin ja siksi neuvottelutaitojen kehittäminen olisi tärkeää.
Käytäntöpätevyydet
Riski ja mahdollisuus: En ole suunnitellut ja toteuttanut riskienhallintaa projekteissani.
4. Sparraa
Kun sinulla on kaikilta kolme osa-alueelta lista kehitettävistä pätevyyksistä, lista on todennäköisesti pitkä.
Tässä vaiheessa kannattaa pyytää sparrausta kollegoilta, mentorilta, tiimiläisiltä ja/tai esihenkilöltä. Mitkä olisivat urasi kannalta tärkeimmät kehityskohteet lyhyellä ja pitemmällä aikavälillä? Mitä koulutusta on saatavilla ja mitä kokemuksia niistä on?
Itse olen pyrkinyt löytämään sekä sellaisia osa-alueita, joissa pystyn asettamaan konkreettisia tavoitteita vuoden aikajaksolla sekä toisaalta niitä, jotka vaativat pidemmällä aikavälin systemaattista ajankäyttöä. Edellisestä esimerkkinä tietyn menetelmän opettelu ja kokeilu. Jälkimmäisestä esimerkkinä tiettyyn pätevyyteen liittyvän koulutuksen käynnistäminen yrityksessä – ei käy ihan käden käänteessä mutta hyödyttää kaikkia projektipäälliköitä pidemmällä aikavälillä.
Projektipäällikön työ on käsityötä ja sitä oppii tekemällä. Siksi kokeilu, sparraus ja mentorointi ovat yhtä tärkeitä elleivät tärkeämpiä kuin kurssille osallistuminen ja itseopiskelu.
Muista siis seuraavat menetelmät:
- Itseopiskelu – Kirjat, podcastit, wikit
- Kokeilu ja kehittäminen – Suunnittele, milloin ja millaisessa kokeilussa sovellat oppimaasi ja miten arvioit kokeilun tuloksia. Toteuta kokeilu ja arvioi tulokset.
- Kurssit ja koulutukset
- Mentorointi ja valmennus
5. Aseta konkreettiset tavoitteet
Tämän jälkeen olet valmis asettamaan konkreettiset kehitystavoitteet seuraavan vuoden ajaksi. Tavoite voi näyttää esimerkiksi tältä:
Kehityskohde: Riskienhallinta
Tavoite: Vuoden 2023 loppuun mennessä olen hankkinut riskienhallinnan perustiedot ja taidot sekä soveltanut riskienhallintaa vähintään kahdessa projektissani.
Toimenpiteet:
Osallistun projektipäälliköille tarkoitetulle riskienhallinnan kurssille.
Suunnittelen ja toteutan riskienhallinnan kahdessa projektissa yhdessä projektitiimin kanssa. Tuloksena on suunnitelma riskienhallinnan prosessista sekä riskirekisteri.
Osana riskienhallintaa käyn läpi prosessin ja riskirekisterin valmentajan kanssa sekä palautteen ja kokeilun perusteella pidän opetustuokion muille projektipäälliköille.
Konkreettiset tavoiteet kannattaa kirjata muistiin. Lataa tästä valmis pohja, johon voit kirjata tavoitteesi sekä oman osaamisen kehittämiseen käyttämäsi ajan. Pohjassa on valmiiksi mietitty, mitä tietoja voit tarvita, kun päivität CV:tä tai haet projektinhallinnan sertifikaattia.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.