Ostoskori
Julkaistu 22.5.2023
Päivitetty 21.2.2024
Mitä tarkoittaa scope creep?
Scope Creep tarkoittaa hallitsematonta lisäystä projektin laajuuteen ilman aikataulun, kustannusten tai resurssien muutosta. Hallitsemattomat lisäykset voivat johtaa projektin myöhästymiseen, budjetin hallitsemattomaan kasvuun ja asiakkaan tyytymättömyyteen.
Heti ensimmäiseksi on todettava, että projektin laajuus voidaan ymmärtää monin eri tavoin. Tässä blogissa kirjoitan siitä näkökulmasta, että projektin laajuus tarkoittaa projektin tuotoksia ja tuotoksien laatua. Lue lisää: Neljä vinkkiä projektin laajuuden hallintaan.
Toiseksi, scope creep ei ole mielestäni pelkästään huono asia. Voi olla, että projektin aikana hoksataan, että jokin ominaisuus on välttämätön toteuttaa. Silloin kaksi asiaa on tärkeää projektin kannalta. Ensinnäkin se, että tällaiset muutokset havaitaan. Ja toiseksi, että muutokset pystytään käsittelemään niin, että saadaan päätös siitä, miten tässä tilanteessa toimitaan. Otetaanko ominaisuus mukaan ja jätetään jotain muuta tekemättä (ketterän kehityksen projektissa tapahtuu osana projektin backlogin hallintaa)? Vai muutetaanko aikataulua tai kasvatetaan budjettia?
Kolmas huomioitava asia on, että myös hallitsematon muutos niin, että projektin tuotoksia saadaan vähemmän kuin oli suunniteltu tai laatu huononee, ei ole hyvä asia. Harva haluaa kukkaron kun osti takin.
Erityisen kavalia ovat laatuun liittyvät muutokset eli matkan varrella tingitään esimerkiksi dokumentoinnin määrästä tai laadusta.
Tässä kuvatuista vinkeistä kaikki toimivat myös hallitsemattomaan projektin laajuuden muutokseen niin, että projektissa saadaan kaikki tuotokset ja halutulla laadulla.
5 tapaa estää scope creep
Määrittele kirjallisesti projektin rajat
Selvitä ja määrittele projektissasi rajat eri näkökulmista. Näitä näkökulmia voivat olla esimerkiksi kustannukset ja resurssit, projektin tuotokset mukaan lukien laatu sekä aika (milloin projekti alkaa, päättyy, kuinka kauan projekti kestää, mahdolliset välitavoitteet ja niiden aikataulut).
Projektin laajuuden muutoksia on mahdollista hallita vain jos tiedetään, mikä on projektin laajuus. On paljon helpompaa tunnistaa ja hallita projektin laajuus dokumentoimalla se ennen työn aloittamista.
Nopea ja yksinkertainen konsti tarkentaa projektin laajuuden kuvausta ja helpottaa viestintää on kuvata lisäksi, mitä ei kuulu laajuuteen. Erityisesti laatuun liittyvissä asioissa tämä ohjaa keskustelua nopeasti oikeaan suuntaan.
Itse suosin tapaa, jossa projektin laajuuden yhteydessä kuvaan sekä sen, mitä projektin laajuuteen sisältyy (mukaan lukien laatu) sekä sen, mitä ei kuulu projektin laajuuteen.
Määrittele, miten muutoksia seurataan ja hyväksytään
Vesiputousmallin projektissa on tärkeää, että kuvataan vaatimukset ja sovitaan siitä, miten muutoksia hallitaan ja hyväksytään.
Huomaa, että myös ketterissä projekteissa projektille määritellään laajuus, mutta laajuus ja sen muutos hyväksytään eri tavoin kuin vesiputousmallissa. Ketterän kehityksen projektissa tuoteomistaja ottaa kantaa siihen, mikä kullakin hetkellä on se ominaisuus, joka toteutetaan.
Hallitse riskejä
Projektit etenevät harvoin alusta loppuun ilman yllätyksiä. Toteuta riskienhallintaa ja laadi tarvittaessa varasuunnitelma. Riskienhallinnalla sitoutat asiakkaan ja muut sidosryhmät miettimään etukäteen, miten missäkin tilanteessa toimitaan. Varasuunnitelmassa voidaan etukäteen ottaa kantaa siihen, pidennetäänkö aikataulua, lisätäänkö resursseja tai jätetään pois ominaisuuksia.
Näiden keskustelujen käyminen projektin alkuvaiheessa auttaa sekä välttämään riskien toteutumista että säästämään aikaa ja resursseja siinä vaiheessa, kun riski toteutuu.
Viesti, viesti, viesti
Mitä enemmän projektissa on mukana eri osapuolia, sitä tärkeämpää on viestintä. Viesti selkeästi projektin laajuudesta – erityisesti laadun näkökulmasta – kaikille projektin osapuolille. Mikään muutoksenhallinnan mekanismi ei korvaa sitä, että jokainen, joka projektiin osallistuu, tietää, mitä asioita projektissa pitäisi toteuttaa ja mitä ei.
Muista myös edellä mainittu vinkki siitä, että kannattaa kertoa alusta saakka avoimesti, mitä ei kuulu projektin laajuuteen. Kun kerrot avoimesti esimerkiksi, että tässä vaiheessa ei toteuta uusia raportteja niin hallitset samalla odotuksia.
Jatka viestintää koko projektin ajan, niin että ei unohdu, mitä projektin laajuuteen kuuluikaan. Pitkän projektin aikana alkuperäinen tavoite helposti hämärtyy. Projektiin voi tulla myös uusia henkilöitä ja heidän on tärkeä tietää, mikä on projektin laajuus. Varmista, että uusien henkilöiden perehdytykseen kuuluu projektin rajojen läpikäynti mukaan lukien laajuus sekä muutoshallinta.
Seuraa muutoksia ja estä scope creep
Vaikka sinulla olisi kuinka hyvin määritelty ja toteutettu muutoksenhallinnan prosessi, on aina vaara, että muutoksia tapahtuu huomaamatta. Voi olla, että tuotepäällikkö ei hoida hommaansa ja sprintille ui ominaisuuksia, jotka eivät ole projektin laajuudessa mukana. Tai tehdään ylilaatua eli parempaa laatua kuin oli suunniteltu (mutta aikaakin palaa enemmän). Tässä auttaa muutoshallinnan jatkuva seuranta. Onko ketterän kehityksen projektissa backlogille tullut uusia tarpeita ja ovatko ne projektin toteutuksen kannalta välttämättömiä?
Muutospyyntö voi olla myös sellainen, ettei se täytä projektin alussa yhdessä sovittuja kriteerejä muutokselle tai muutos on niin työläs, että sen toteutus vaatisi muutoksia resursointiin, kustannuksiin ja/tai aikatauluun. Näissä tilanteissa on hyvä esittää eri vaihtoehtoja ja keskustella avoimesti siitä, miten voidaan toimia.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.