Julkaistu 9.12.2021
Päivitetty 20.3.2024

Suomessa toteutetaan asiakastyytyväisyyskyselyjä rutiininomaisesti palveluissa sekä kuluttajille että yritysasiakkaille. 

Oma kokemukseni on, että myös projektienhallintaa voidaan kehittää tyytyväisyyskyselyn avulla. Toki sillä varauksella että homma toteutetaan fiksusti – eli mietitään, mitä ja miksi halutaan selvittää tyytyväisyyskyselyn avulla!

Esimerkiksi laajoissa useita kymmeniä tai satoja henkilöitä käsittävissä projekteissa projektin päättyessä saatetaan kerätä palautetta vain työpajoissa, johon tavallisesti eivät osallistu kaikki sidosryhmät tai kaikki projektiin osallistuneet. Silloin ei synny kokonaiskuvaa!

Tyytyväisyyskysely on helppo ja halpa tapa kerätä  palautetta niin projektiin osallistuneilta kuin kaikilta sidosryhmiltä.

Miksi kannattaa toteuttaa projektin tyytyväisyyskysely?

Kyselyllä saadaan vastauksia laajasti projektin eri osapuolilta

Parhaimmillaan kyselyllä saadaan mukaan ohjausryhmän ja projektitiimin lisäksi eri sidosryhmät.

Kyselyllä saadaan laajempi ymmärrys siitä, ovatko kaikki osapuolet samaa mieltä siitä, oliko projekti onnistunut. 

Palautetta voi hyödyntää moneen eri tarkoitukseen

Oliko ohjausryhmä tyytyväineen projektiin mutta tiimiläiset eivät? Onnistuttiinko tässä projektissa yhtä hyvin kuin muissa saman asiakkaan aikaisemmissa projekteissa? Tuloksia voi hyödyntää monissa eri tarkoituksissa vielä projektin päättymisen jälkeen.

Ota nämä huomioon kun suunnittelet projektin tyytyväisyyskyselyä

Mitkä ovat kyselyn tavoitteet?

Halutaanko selvittää asiakkaan, sidosryhmien, ohjausryhmän jäsenten tai projektiin osallistuneiden tyytyväisyyttä? Halutaanko arvioinnissa kiinnittää huomiota projektinhallintaan, lopputulokseen, tiimiläisten tyytyväisyyteen? Mahdollisuuksia on monia. Mieti, mitä kyselyltä halutaan. Sen jälkeen voit valita sopivia kysymyksiä.

Hanki tuki johdolta

Kyselyä toteuttaessa on tärkeää saada riittävä määrä vastauksia. Projektin ohjausryhmän ja johdon tuki on yksi tapa varmistaa, että kysely saa tarvittavaa huomiota.

Varmista, että tulokset käsitellään

Seuraavan kyselyn toteuttava kiittää kun huolehdit siitä, että vastaukset käsitellään luottamuksellisesti, tulokset esitetään ja tulosten perusteella suunnitellaan ja toteutetaan toimenpiteet.

Varmista, että kaikki ovat mukana

Usein törmään siihen, että projektin loppuvaiheessa unohdetaan kysyä palautetta niiltä, jotka olivat projektin alussa mukana, mutta eivät esimerkiksi tiimin vaihdoksen tai roolinsa takia olleet mukana koko projektin ajan. Jos projektissa ei ole projektin alusta lähtien kerätty säännöllisesti palautetta, on hyvä viimeistään tässä vaiheessa ottaa kaikki osallistuneet (ja kaikki sidosryhmät) mukaan.

Synkkaa muun palautteen keräyksen kanssa

Jos edellisenä päivänä on lähetetty koko henkilöstölle jokavuotinen henkilöstötyytyväisyyskysely, voit olla varma, ettet saa montaa vastausta projektin tyytyväisyyskyselyyn. Jos projektissasi toimii ketteriä tiimejä, jotka toteuttavat retroja, on todennäköisesti hyvä idea jättää tyytyväisyyskyselystä pois kysymykset liittyen toiminnan kehittämiseen sillä retrossa keskitytään niihin. 

Kiinnostaako aihe?  Liity postituslistalleni.

Saat kerran kuussa yhteenvedon blogeista, konkreettisi vinkkejä & tietoa projektipäällikölle!

Esimerkkejä kysymyksistä

Oletko tyytyväinen, siihen miten aikataulu toteutui?

Oletko tyytyväinen vaikutusmahdollisuuksiisi projektin aikana?

Kuinka tyytyväinen olet tilanneraportteihin? Tilanneraporttien selkeyteen ja ytimekkyyteen sekä siihen, että tilanneraportit sisältävät riittävästi tietoa projektin etenemisestä.

Oletko tyytyväinen muutoshallintaprosessiin?

Huomattiinko ja ratkaistiinko ongelmat ajallaan?

Oletko tyytyväinen projektin laatuprosessiin?

Oletko tyytyväinen projektijohtamiseen projektissa?

Oletko tyytyväinen projektin aikana saamiisi tietoihin projektin tilasta, ongelmista ja edistymisestä?

Oletko tyytyväinen projektin lopputulokseen?

 

Questions in English:

Are you satisfied that the deliverable dates were met according to the final project plan?

Are you satisfied with the level of involvement you had on the project?

How satisfied are you that the status reports were clear and concise and contained enough information to determine project progress?

Are you satisfied with the change management process?

Do you think that problems were addressed and resolved in a timely manner?

Are you satisfied with the quality process used during the project?

What is your overall level of satisfaction with the project management process?

Overall, are you satisfied with the amount of information you received during the project regarding status, problems, and progress?

Are you satisfied with the project deliverables?

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.