Ostoskori
Julkaistu 4.6.2023
Päivitetty 21.3.2024
Etsitkö pilvessä toimivaa projektinhallintaohjelmaa pienen projektin tai yrityksen käyttöön? Pienen yrityksen tai projektin hallintaan on pilvessä tarjolla esimerkiksi Asana, Monday, Trello ja Wrike. Ilmaisversiollakin pärjää pitkälle mutta yllätyksiä voi tulla heti alkumetreillä.
Seuraavassa kerron, mihin rajoituksiin olen itse törmännyt, kun olen käyttänyt näitä ohjelmia tai selvittänyt niiden käyttökelpoisuutta pienen yrityksen tai projektin tarpeisiin. Nämä ovat siis sellaisia ominaisuuksia, jotka ovat käytännössä vähintään rajoittaneet käyttöä tai aiheuttaneet sen, että on pitänyt vaihtaa ohjelmaa tai siirtyä maksulliseen versioon ilmaisesta (mikä tietysti onkin toimittajien tavoite..).
Mitä kannattaa huomioida kun valitset projektinhallintaohjelman pieneen projektiin
Tuki erilaisille näkymille
Kun suunnitellaan pientä projektia, Kanban-taulukolla ja/tai jana-kaaviolla (eli Gant-kaaviolla) pääsee jo pitkälle. Jos haluat kuitenkin käyttää kumpaakin, selvitä, ovatko molemmat näkymät käytettävissä.
Joissain projekteissa – esimerkiksi markkinoinnin projekteissa – aikataulun hahmottaminen kalenterin avulla on tärkeää. Tämäkään ominaisuus ei ole kuitenkaan itsestäänselvyys, joten tarkista, onko kalenteri-näkymä käytettävissä.
Käyttäjämäärä ja käyttäjämäärän kasvattaminen
Ilmaisversion käyttäjämäärä on tavallisesti rajattu. Selvitä, mikä on mahdollinen käyttäjämäärä. Selvitä myös, mitä maksaa, jos haluat yhdenkin käyttäjän enemmän eli jos käyttäjämäärä ylittyy.
Projektien määrä ja projektimäärän kasvattaminen
Ilmaisversion projektimäärä on tavallisesti rajattu. Selvitä, mikä on suurin mahdollinen samaan aikaan hallinnoitavien projektin määrä. Selvitä myös, mitä maksaa, jos haluat yhdenkin projektin enemmän eli jos projektien määrä ylittyy.
Tarkista myös näkyvyys. Ilmaisversiossa voi olla toisaalta liian laaja näkyvyys tarpeisiisi (kaikki näkevät kaiken) tai voi olla rajattu, kuinka monta projektia voi olla samanaikaisesti aktiivisena, jolloin vanhoja pitää poistaa, jotta pystyt aloittamaan uuden.
Tiedostot
Liitettävän tiedoston koko voi olla rajattu. Tämä voi päteä myös maksulliseen versioon, joten jos sinulla on tarve käsitellä suuria tiedostoja, varmista tämä asia.
Riippuvuudet tehtävien välillä
Kannattaa selvittää, onko mahdollista määritellä projektin tehtävien välisiä riippuvuuksia ja nähdä projektin tehtävät aikajanalla niin, että riippuvuudet näkyvät. Tämä ominaisuus voi olla maksullinen!
Integraatiot
Integraatiot sisältyvät tavallisesti maksullisiin versioihin, mutta jos tarkoitus on pidemmällä aikavälillä, että projektinhallintaohjelma on integroitavissa, kannattaa tarkistaa heti aluksi, mitä integraatioita on saatavilla.
Pilvipalvelujen fyysinen sijainti
Pilvipalveluiden fyysistä sijaintia ei ole aina helppo saada selville, varsinkin jos käytät ilmaisversiota. Esimerkiksi joillain palvelujen tarjoajilla vain maksavat asiakkaat voivat valita se, millä mantereella sijaitsevia palvelimia käytetään. Lisäksi löytyy epävirallista ja virallista tietoa ja eri vuosilta.
Olen saanut asiakaspalvelun kautta lisätietoa, mutta tämä kannattaa aina selvittää, kun olet valitsemassa projektinhallintaohjelmaa, koska tilanne muuttuu koko ajan. Muista, että jos tallennat asiakkaan dokumentteja tai tietoja projektisuunnitelmaan, tämä ei ole pelkästään oman yritykseksi asia!
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.