Neljä vinkkiä projektin laajuuden hallintaan

Julkaistu 9.5.2023
Päivitetty 21.3.2024

Neljä vinkkiä projektin laajuuden hallintaan

Projektinhallinnan koulutuksissa projektin laajuuden hallinta tulee tutuksi. En kuitenkaan ota tässä kantaa, kenen ja millä tavoin projektin laajuutta pitäisi hallita vaan kerron käytännön vinkkejä ja kokemuksia eli mitä käytännössä projektipäällikön on hyvä teorian lisäksi tietää.

Projektin laajuus on vaarallinen käsite

Kun kuulen projektinhallinnan yhteydessä sanan laajuus (englanniksi project scope tai scope), olen heti hereillä. Projektin laajuus on käytännön työssä vaarallinen käsite, sillä eri ihmiset ymmärtävät sen eri tavoin ja sanaa voidaan käyttää monessa eri tarkoituksessa.

Toisille laajuus on kaikki, mikä jollain tavalla rajaa projektin. Siis ihan kaikki. Tällä listalla ovat esimerkiksi aika, kustannukset ja resurssit (mukaan lukien henkilöresurssit), projektin tuotokset. Toisessa ääripäässä laajuus on sitä, mikä on projektin tuotos konkreettisella tasolla. Tämä voi tarkoittaa lukumääriä, kappaleita, ominaisuuksia tai muuta vastaavaa. Tästä väliltä on se näkemys, että tuotoksen laajuus ja laatu kulkevat käsi kädessä ja näitä voidaan käsitellä yhden käsitteen eli projektin laajuuden alla. Tästä eteenpäin tässä artikkelissa käytän lähtökohtana tätä määritelmää.

Yksi asia pysyy kuitenkin samana oli määritelmä mikä tahansa. Laajuutta on hallittava projektissa. On tiedettävä, mihin vedetään rajat ja miten muutoksia hallitaan. Tämä pätee myös ketterään kehitykseen sillä esimerkiksi tuoteomistaja on se, joka priorisoi tekemistä. Sekin on rajojen määrittelyä eli mitä tehdään ja mitä jätetään tekemättä.

Vinkki: Selvitä ja määrittele aina,  mitä laajuudella tarkoitetaan projektissasi. Varmista, että projektissa rajat määritellään ja muutoksia hallitaan eri näkökulmista. Näkökulmat voivat esimerkiksi olla: aika, kustannukset ja resurssit, projektin tulokset ja laatu.

 

Projektin toteutus ilman, että tunnetaan projektin laajuutta

Kun laajuus on epäselvä, ei ole järkevää suunnitella ja toteuttaa koko projektia vesiputousmallilla. Tässä palataan ketterän toiminnan ja vesiputousmallin eroihin. Jos halutaan toimia tässä tilanteessa vesiputousmallin mukaisesti, pitää ensin selvittää, mikä on projektin tuotos. Tämä voi olla erillinen vaihe projektissa tai oma selvitysprojekti. 

Tai projektin voi suunnitella sellaisesta lähtökohdasta, että voidaan toimia ketterästi ja jatkaa ketterää toimintaa esimerkiksi sovitun ajan.

Jokaisessa projektissa jossain vaiheessa laajuus on kuitenkin oltava selvillä, vähintään projektin lopussa. Ketterän kehityksenkin tuloksena syntyy esimerkiksi konkreettinen tuote tai palvelu. Ja voi olla, että projektin tärkein tulos onkin se, että yrityksessä tai organisaatiossa tiedetään tuotoksen laajuus.

Otetaan esimerkki. Yrityksen x kaikille tietokoneille pitäisi päivittää uusi versio käyttöjärjestelmästä koska edellisen version tuki päättyy. Yrityksessä ei ole kuitenkaan pidetty kirjaa siitä, mitkä tietokoneet sijaitsevat missäkin tai kenen hallussa ne ovat. Henkilökunnan määrä on tiedossa samoin se, että kullakin henkilöllä on vähintään yksi kone käytössä. Vain osaan koneista saa etäyhteyden. Näillä tiedoilla voisi olla mielenkiintoista pyytää esimerkiksi kiinteää tarjousta koneiden päivityksestä 😊

Tätä voidaan lähestyä joko vesiputousmallin mukaisesti niin, että kartoitus on oma projektinsa ja sen jälkeen pyydetään tarjous päivityksestä. Tai tehdään ketterästi niin, että yrityksen koulutuspäivän yhteydessä koneet kirjataan ja päivitetään muun ohjelman ohessa. Projektin tuotoksena on kummassakin toteutuksessa sekä ajan tasalla oleva rekisteri että päivitetyt koneet.

Vinkki: Onko projektin laajuus projektin alussa tarkkaan rajattavissa? Jos ei, mieti, miten projekti voidaan suunnitella ja toteuttaa. Projektin laajuuden määrittely voi olla yksi projektin tuotos. Laajuuden määrittely voi vaatia joskus oman projektin tai esiselvityksen osana projektia.

 

Yhtä tärkeää kuin määritellä laajuus on määritellä, mitä ei kuulu laajuuteen

On inhimillistä, että jos et tunne täysin projektin sisältöä yksityiskohtaisesti, ymmärrät ja tulkitset sisällön oman kokemuksen kautta. Tämä johtaa helposti siihen, että samoin sanoin kuvattu sisältöä voi tarkoittaa yhdelle yhtä ja toiselle toista. Vaikka määrittely olisi hyvin yksityiskohtainen ja tarkka, sitä voidaan silti tulkita eri tavoin. Toisaalta täydellisen määrittelyn tekeminen on työlästä, voi johtaa siihen että määrittelytyö on jo itsessään oma projekti eikä viestintä ole helppoa suuren yksityiskohtien määrän takia.

Nopea ja yksinkertainen konsti on kuvata, mitä ei kuulu laajuuteen. Erityisesti laatuun liittyvissä asioissa tämä ohjaa keskustelua nopeasti oikeaan suuntaan. Itse suosin tapaa, jossa projektin laajuuden yhteydessä kuvaan sekä sen, mitä projektin tuotoksena (mukana lukien laatu) on sovittu sekä sen, mitä ei kuulu projektin laajuuteen.

Vinkki: Kuvaa projektin suunnitelmassa se, miten projektin tuotos ja laatu on rajattu sekä se, mitä ei ole mukana laajuudessa.

 

Laajuuden määrittely on myös kulttuurinen asia

Olen toiminut projektipäällikkönä projekteissa, joissa on ollut mukana eri maita, kulttuureja ja yrityksiä edustavia tiimiläisiä. Silloin projektin asioista sopimiseen  on vaikuttanut myös henkilöiden tausta eli miten hän on tottunut toimimaan edustamassaan yrityksessä ja kulttuurissa.

Tyypillinen tilanne, jossa eri maita, kulttuureja ja yrityksiä edustavat voivat nähdä tilanteen eri tavalla on projektin myöhästyminen tai laajuuden muuttuminen. Eri kulttuureista ja yrityksistä osallistuvat voivat reagoida hyvin eri tavoin. Voit myös saada aivan erilaisia vastauksia riippuen siitä, missä asemassa henkilö on yrityksen tai organisaation hierarkiassa. Tai voi olla, ettet saa vastausta lainkaan, sillä projektiin osallistuva pelkää, että muutos katsotaan hänen virheekseen.

Vinkki: Jos toimit yhteistyössä eri yrityksistä ja maista tulevien henkilöiden kanssa, kiinnitä huomiota siihen, miten organisaatiokulttuuri tai maan kulttuuri voi vaikuttaa siihen, miten laajuudesta tai muista projektia rajaavista tekijöistä ja niihin liittyvistä muutoksista sovitaan projektin aikana.

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.