Ostoskori
Julkaistu 13.12.2022
Päivitetty 20.3.2024
RACI-matriisissa kuvataan tehtäviä, nimetään roolit tai henkilöt, jotka ovat vastuussa kyseisistä tehtävistä sekä määritellään, mistä kukin rooli tai henkilö on vastuussa. RACI-matriisia voidaan käyttää esimerkiksi projektien, prosessien, tiimien, toimittajien tai organisaatioiden vastuiden kuvauksessa.
RACI-matriisi toteutetaan niin että käydään läpi tehtävät, roolit tai henkilöt sekä roolien tai henkilöiden vastuut kunkin tehtävän osalta. Tarkemmat vinkit RACI-matriisin toteuttamiseen löydät täältä.
RACI-matriisin käyttö voi kuulostaa yksinkertaisemmalta kuin mitä se todellisuudessa on – matriisin toteutus voi olla yllättävän aikaa vievää ja herättää paljon keskustelua. Tavallisimmat mokat on kuitenkin helppo tunnistaa ja välttää kun seuraat seuraavia ohjeita:
1. Nimetään henkilöitä koska se tuntuu helpolta
Roolien kuvaus on aikaa vievää ja siksi saattaa olla houkuttelevaa käyttää nimiä. Tavallisesti kannattaa kuitenkin kuvata roolit ja määritellä vastuut roolien kautta. Jos nimetään henkilöitä, matriisi vanhenee käytännössä heti kun ensimmäinen henkilö vaihtuu. Lisäksi roolien määrittelyn kautta saadaan luotua laajempi yhteisymmärrys siitä, millä periaatteilla toimitaan.
Joskus henkilöiden nimeäminen on perusteltua. Jos tiimi ei ole tottunut toimimaan roolien pohjalta, voi roolien kuvaus ja sisäistäminen viedä aikaa.
2. Tehtävät eivät ole keskenään samalla tasolla / tehtävät ovat liian tarkalla tasolla
Kun kuvataan niitä tehtäviä, jotka halutaan ottaa matriisiin mukaan, kannattaa miettiä, mikä on sopiva ja yhteismitallinen taso.
Liian laajoille tehtäville on vaikea löytää vastuullista henkilöä tai roolia. Esimerkiksi projektin viestintä on yhtenä tehtävänä niin laaja, että viestinnän vastuita kannattaa tarkentaa.
Toisaalta, jos tehtäviä on paljon, ja ne ovat liian(kin) tarkalla tasolla, matriisia on vaikea luoda, lukea ja ylläpitää. Jos esimerkiksi viestinnässä kuvataan erikseen kaikki eri viestinnässä käytetyt välineet (viikkokirje, tiedotustilaisuus, …) tulee matriisin täyttämisestä työlästä. Entä jos viestinnässä käytetäänkin kuukausikirjettä viikkokirjeen sijasta? Pitääkö muistaa lisätä rivi matriisiin?
Pienessä projektissa RACI-matriisin määrittely on todennäköisesti päällekkäistä työtä projektin suunnittelun kanssa. Jos projektisuunnitelmasta käy ilmi vastuut, kannattaa miettiä, tarvitaanko RACI-matriisia ainakaan projektin sisäisten vastuiden määrittelyyn.
Jos projektin yhdellä osa-alueella on tarpeen kuvata vastuita tarkemmin, tämän voi toteuttaa omassa matriisissa ja kuvata yhteisessä matriisissa yhteisiä asioita.
3. Roolit eivät olet keskenään samalla tasolla / roolit ovat liian tarkalla tasolla
Myös roolien kohdalla on hyvä miettiä, mitkä roolit otetaan mukaan. Jos projekti on laaja ja siinä on on aliprojektipäällikköitä, otetaanko aliprojektien projektipäälliköt mukaan? Tämä voi olla perusteltua, jos on kyse projektin sisäisiä vastuista kuvaavasta RACI-matriisista. Sen sijaan jos on kyse eri projektien välistä viestintää kuvaavasta matriisista, voi olla riittävä, että matriisissa on pelkästään projektipäällikkö. Kaikki oleelliset henkilöt ja roolit tulisi olla mukana mutta toisaalta RACI-matriisia on työlästä luoda, lukea ja ylläpitää jos matriisi on tarpeettoman yksityiskohtaisella tasolla.
4. Kuvataan itseohjautuvan tiimin sisäisiä tehtäviä
Jos tiimi toimii aidosti itseohjautuvasti, ei ole tarpeellista kuva tämän tiimin sisäisiä vastuita. Esimerkiksi toimivassa Scrum-tiimissä, jossa kaikki kehittäjät pystyvät tekemään eri tyyppisiä kehitystehtäviä, ei ole tarpeen nimetä roolien tai nimien tasolla, kuka ja minkä tyyppisiä kehitystehtäviä toteuttaa.
5. Sama rooli ymmärretään eri tavoin
Rooli on hyvä käydä läpi niin, että kaikki ymmärtävät roolin samalla tavoin. Varsinkin jos osallistujat tulevat eri organisaatioista, saman organisaation eri yksiköistä tai eri yrityksistä, voidaan projektipäällikön, arkkitehdin, testaajan tai kehittäjän vastuut ymmärtää eri tavoin. Onko kehittäjällä esimerkiksi vastuu yksikkötestauksesta?
6. Sovelletaan kaikkeen
On varmasti tilanteita, joissa RACI-matriisia ei kannata käyttää.
Pienessä projektissa vastuut selviävät projektisuunnitelmasta.
Jos yrityksessä on kuvattu prosessit, ei ole tarpeen uudelleen kuvata projektissa vastuita niiltä osin kuin vastuut liittyvät jo kuvattuihin prosesseihin.
Jos tiimi toimii aidosti itseohjautuvasti, ei ole tarpeen kuvata tiimin sisäisiä vastuita.
7. Ei sovelleta silloin kun on tarpeen
Olen kuullut sanottavan että RACI-matriisi on vanhanaikaista mikromanagerausta tai RACI-matriisi on käynyt tarpeettomaksi itseohjautuvassa organisaatiossa. Osittain näin varmaan onkin. Kyse on siitä, missä tilanteessa RACI-matriisia kannattaa soveltaa.
RACI-matriisia kannattaa harvoin käyttää henkilötasolla. Tämä voi olla kuitenkin esimerkiksi tarpeen, jos on riski että rooleja ei ymmärretä samalla tavoin, on kyse korkean riskin operaatiosta (eli yhdenkin henkilön poissaolo voi aiheuttaa sen, että työ ei valmistu, koska samaa tehtävää ei pysty toteuttamaan kukaan muu) tai tiimi on kokematon. Esimerkiksi jos tehtävistä on vastuussa kokematon etänä toimiva tiimi, RACI-matriisin laatiminen henkilötasolla auttaa tehtävien vastuuttamisessa.
8. Liikaa rooleja
Jos eri roolien määrä kasvaa yli kymmeneen, kannattaa matriisi jakaa useampaan. Yli kymmenen roolin matriisia on vaikea ymmärtää ja tulkita.
Jos kyseessä on pieni projekti, roolien suuri määrä voi olla oire epäselvistä prosesseista tai organisaatiorakenteesta. Jos organisaatiossa ei ole kuvattu yhteisiä prosesseja, voi syntyä tilanne, että projektissa pyritään kuvaamaan kaikkien eri organisaatioiden osien käyttämät roolit. Tämän tuloksena voi syntyä myös päällekkäisiä roolikuvauksia.
9. Rooli ja tehtävänimike sekoitetaan
Rooli ja työnkuva tai tehtävänimike saatetaan sekoittaa, mikä lisää roolien määrää ja heikentää ymmärrettävyyttä. Työnkuva tai tehtävänimike kuvaa henkilön tai henkilöiden kaikkia vastuita. Samalla henkilöllä voi olla useita rooleja, jotka kuvaavat vastuuta osana organisaatiota, projektia tai prosessia.
Esimerkiksi ERP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on hyvä kuvata pääkäyttäjän rooli. Roolikuvaus helpottaa myös keskustelua siitä, kuka on sopiva toimimaan kyseisessä roolissa. Tällöin RACI-matriisissa ei nimetä kaikkia niitä työnkuvia, joissa pääkäyttäjät toimivat kuten varastopäällikkö tai talousjohtaja, vaan käytetään roolia pääkäyttäjä.
10. RACI-matriisia ei ylläpidetä
Kun RACI-matriisi on kerran tehty, se on pienellä vaivalla helppo ylläpitää. Käytännössä kannattaa tarkastella RACI-matriisia projektin siirtyessä vaiheesta toiseen.
11. Useita toteuttajia ilman sovittua päävastuullista
RACI-matriisin soveltamisen haaste on, että RACI-matriisissa ei eroteta sitä, kuka on päävastuussa. Jos toteuttajia on useita, suosittelen käymään läpi, kenellä on päävastuu. Jaettu vastuu on ei kenenkään vastuu! Tämän voi myös merkitä taulukkoon sovitulla tavalla kunhan kaikilla on tiedossa, mitä merkintä tarkoittaa.
Vinkki:
Kannattaa kokeilla RACI-matriisia ensin pienessä kokonaisuudessa ja edetä sen jälkeen laajempiin kokonaisuuksiin.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.