Miten hyödynnän RACI-matriisia projektissani?

Julkaistu 15.11.2022
Päivitetty 20.3.2024

RACI-matriisissa kuvataan tehtäviä, nimetään roolit/henkilöt, jotka ovat vastuussa tehtävistä sekä määritellään, mistä kukin rooli/henkilö on vastuussa. RACI-matriisia voidaan käyttää esimerkiksi projektien, prosessien, tiimien, toimittajien tai organisaatioiden vastuiden kuvauksessa. 

Roolilla tarkoitan yhdessä sovittua kuvausta roolista kuten projektipäällikkö, testaaja, arkkitehti, kehittäjä, pääkäyttäjä tai tuoteomistaja. Yhdellä henkilöllä voi olla useita rooleja ja projektissa voi olla mukana useita henkilöitä, joilla on sama rooli.

Lataa tästä esimerkki RACI-matriisista käyttöösi

Mihin RACI-matriisia kannattaa soveltaa projektinhallinnassa?

Projektin sisällä RACI-matriisia voidaan käyttää esimerkiksi kuvaamaan roolien tai henkilöiden vastuita:

• projektin eri vaiheissa
• projektin tuotoksista
• dokumenttien tuottamisesta ja hyväksynnästä
• viestinnästä
• muutoshallinnasta
• eri toimittajien välillä
• eri aliprojektien tai tiimien välillä.

RACI-matriisin kuvaus on hyödyllistä myös silloin kun siirrytään IT-projektissa käyttöönotosta ylläpitovaiheeseen kuvattaessa projektin ja ylläpidosta vastaavan organisaation vastuita siirtymävaiheessa tai siirtymävaiheen jälkeen.

Projektin sidosryhmien näkökulmasta RACI-matriisia voidaan käyttää esimerkiksi kuvaamaan vastuita:

• Eri projektien välillä
• Matriisiorganisaatiossa linja- ja projektiorganisaation välillä
• Eri sidosryhmien ja projektin välillä.

Tyypillisiä kuvattavia vastuita ovat muutoshallinta ja viestintä eli mitkä sidosryhmät ovat mukana viestinnässä ja millä tavoin.

Lataa tästä esimerkki RACI-matriisista käyttöösi

Mitä hyötyä RACI-matriisista on?

RACI-matriisi auttaa kuvaamaan vastuut koko projektin elinkaaren aikana. Projektin alussa keskitytään suunnittelemaan ja toteuttamaan alkuvaiheen tehtäviä. Matriisin avulla on helppo kuvata vastuut koko projektin ajalta, vaikka yksityiskohtaiset tehtävät eivät olekaan vielä selvillä.

RACI-matriisia voidaan käyttää työmäärän arvioinnissa ja tasapainottamisessa. Sen jälkeen kun vastuut on kuvattu, on helppo huomata, onko tietyllä roolilla/henkilöllä enemmän vastuita kuin muilla eli onko hänet merkitty useammalle riville kuin muut vastuuhenkilöksi. Tämä rooli/henkilö voi olla silloin pullonkaula työn etenemiselle.

RACI-matriisin käyttö voi kuitenkin kuulostaan simppelimmältä kuin mitä se on –  matriisin toteutus voi olla yllättävän aikaa vievää ja herättää paljon keskustelua. Tämä voi johtua esimerkiksi siitä, että organisaation tai projektien vastuut ovat epäselviä tai rooleja ei ole kuvattu.

Yhdessä yksittäisessä projektissa näitä epäselvyyksiä on vaikea poistaa mutta projektin kannalta tärkeimmät tehtävät olisi silti pystyttävä kuvaamaan. Ja matriisin toteutukseen käytetty aika ja vaiva kyllä saadaan takaisin sillä, että vältetään tyypilliset haasteet eli epäselvät vastuut.

Miten RACI-matriisi kootaan?

Suosittelen RACI-matriisin toteuttamista työpajassa, jolloin voidaan varmistaa, että kaikilla on sama käsitys tehtävien ja roolien sisällöstä. Työpaja voi edetä seuraavissa vaiheissa:

Vaihe 1

Tehtävät tunnistetaan ja listataan taulukon riveillä.

Tehtävien määrittelyssä kiinnitä huomiota siihen, että tehtävät ovat sopivalla ja yhteismitallisella tasolla. Liian laajoille tehtäville on vaikea löytää vastuullista roolia tai henkilöä. Jos taas tehtäviä on paljon eli ne ovat liian(kin) tarkalla tasolla, matriisia on työlästä luoda, lukea ja ylläpitää. Varmista, että kaikki oleelliset ja tärkeät tehtävät ovat mukana.

Itse pyrin välttämään sitä, että RACI-matriisissa kuvattaisiin kaikki projektisuunnitelman mukaiset tehtävät. Tämä on päällekkäistä työtä itse projektisuunnitelman kanssa. Tavallisesti riittää kun kuvaa ne tehtävät, joissa on rajapinta muiden tiimien kanssa. Tämän voi käytännössä tehdä esimerkiksi niin että jos ketterän tiimin vastuut koetaan selkeiksi, käsitellään ketterää kehitystiimiä yhtenä roolina. Näin ei oteta kantaa ketterän Scrum tiimin sisäisiin rooleihin (kehittäjä, Scrum Master, Product Owner).

Vaihe 2

Roolit tai henkilöt tunnistetaan ja listataan taulukon sarakkeissa. Myös roolien kohdalla on hyvä miettiä, mitkä roolit otetaan mukaan. Jos projekti on laaja ja projektissa on aliprojektipäällikköitä, otetaanko aliprojektien projektipäälliköt mukaan? Tämä voi olla perusteltua, jos on kyse projektin sisäisiä vastuista kuvaavasta RACI-matriisista. Sen sijaan jos on kyse eri projektien välistä viestintää kuvaavasta matriisista, voi olla riittävä, että matriisissa on pelkästään projektipäällikkö. Kaikki oleelliset roolit tulisi olla mukana mutta toisaalta RACI-matriisia on työlästä luoda, lukea ja ylläpitää, jos matriisi on tarpeettoman yksityiskohtaisella tasolla.

Vaihe 3

Kolmanneksi kuvataan muodostuneessa matriisissa jokaiseen soluun kunkin roolin tai henkilön vastuu. Jokaisella tehtävällä on oltava vähintään yksi toteuttaja (R, Responsible) ja yksi vastuullinen (A, Accountable).

Vastuita kuvataan neljällä eri kirjaimella:

R (Responsible)

Rooli tai henkilö, jonka vastuulla on tehtävän toteutus. Tavallisesti projektitiimin jäsen tai projektipäällikkö.

RACI-matriisin soveltamisen haaste on, että RACI-matriisissa ei eroteta sitä, kuka on päävastuussa. Jos toteuttajia on useita, suosittelen käymään läpi, kenellä on päävastuu. Jaettu vastuu on ei kenenkään vastuu!

A (Accountable)

Rooli tai henkilö, jolla on vastuu tehtävään liittyvistä päätöksistä ja hyväksynnästä. Usein projektipäällikkö, projektin omistaja, ohjausryhmä tai sidosryhmän edustaja.

RACI-matriisia sovellettaessa yleisohje on, että vastuussa olevia tulisi olla kullekin tehtävälle vain yksi. Aina tämä ei ole kuitenkaan mahdollista. Esimerkiksi jotkut tehtävät voivat olla sellaisia, että ohjausryhmä on niistä vastuussa. Tällöin voidaan käyttää roolinimenä tarvittaessa ryhmää tai merkitä useita rooleja vastuulliseksi.

A (Accountable) ja R (Responsible) ero herättää usein keskustelua. Tämän eron voi kuvata esimerkiksi niin että tehtävän toteutusvastuussa on R (Responsible) mutta hyväksyntä on A (Accountable) vastuulla. Hyväksyntä ei kuitenkaan tarkoita samaa kuin laadun arviointi. Vastuullisen kanssa voidaan käydä esimerkiksi läpi mitä tehdään esimerkiksi poikkeustilanteessa.

C (Consulted)

Asiantuntijat, jotka osallistuvat tehtävien toteutukseen eli joilla on tietoa tai osaamista, joita tarvitaan tehtävän suorittamisessa. Asiantuntijat ovat tavallisesti mukana vähintään tehtävän sisältöä suunniteltaessa ja lopputulosten läpikäynnissä. IT-projektissa esimerkiksi arkkitehdit, tietoturva-asiantuntijat tai GDPR-asiantuntijat.

I (Informed)

Roolit tai henkilöt, joille on tiedotettava tehtävästä. Usein tiedotetaan siinä vaiheessa kun tehtävä valmistuu.

C (Consulted) ja I (Informed) ero saattaa herättää keskustelua. C (Consulted) tyypillisesti osallistuvat työhön tehtävän toteutuksen aikana, I (Informed) saavat tiedon tehtävän etenemisestä ja/tai sen jälkeen kun tehtävä on valmistunut.

Koska projektissa on usein mukana henkilöitä useasta eri organisaatiosta tai saman organisaation eri tiimeistä, tässä vaiheessa voidaan törmätä siihen, että kaikkia rooleja ei ymmärretä samoilla tavoin. Tämä näkyy tavallisesti niin, että keskustellaan siitä, kenen vastuulle kukin tehtävä kuuluu. Tämä keskustelu on hyvää ja tarpeellista, jotta varmistetaan, että kaikki projektissa käsittävät vastuut samalla tavoin.

Vaihe 4

Lopuksi käydään läpi matriisia, onko kaikki työ jaettu tasaisesti, onko rooleja/henkilöitä, joilla ei lainkaan vastuita tai onko päällekkäisyyksiä. Tämä tapahtuu yksinkertaisesti tarkastelemalla muodostunutta matriisia. Ovatko kaikki R- tai A-kirjaimet yhdessä sarakkeessa?

 

RACI-matriisin etuja ja haasteita

 

Etuja

Yksinkertainen kuvaus vastuista

RACI-matriisin avulla pystyy nopeasti ja selkeästi visualisoimaan vastuut. Tämä minimoi sähläyksen määrän ja selkeyttää tekemistä. Myös uusien henkilöiden perehdyttäminen nopeutuu.

Työn jakautuminen

Jos RACI-matriisi on laadittu kattavasti, sitä voi käyttää arvioimaan, onko jollain henkilöllä/roolilla liikaa tehtäviä. Kattavuus tarkoittaa sitä, että matriisissa on oltava riittävän kattavasti tehtävät kuvattuna ja tehtävien on oltava toistensa kanssa vertailukelpoisia.

RACI-matriisia ei pidä kuitenkaan käyttää työmäärän arviointiin vaan lähinnä arvioimaan, onko joku henkilö/rooli pullonkaula.

Haasteita

Voi olla työläs koota

RACI-matriisin toteutus voi olla työlästä ja aiheuttaa paljon keskustelua. Tämä voi johtua esimerkiksi siitä, että osallistujat tulevat eri organisaatioista, jolloin roolien ja tehtävien kuvaukset ovat eri organisaatiossa olleet erilaisia. Roolien, tehtävien ja vastuiden läpikäynti on kuitenkin tärkeää tässä tilanteessa, joten älä luovuta!

Oikean tason löytäminen tehtävissä ja rooleissa

Rooleja ja tehtäviä voidaan nimetä niin yksityiskohtaisella tasolla, että matriisin laatiminen, ylläpito ja kommunikointi on työlästä. Kannattaa miettiä, mihin tarkoitukseen matriisia tarvitaan ja pyrkiä tietoisesti löytämään sopiva taso, jolla rooleja ja tehtäviä kuvataan. Voi olla myös tarpeetonta kuvata henkilötasoa eli riittää, että kuvaus tehdään roolitasolla.

Esimerkiksi jos matriisin tarkoituksena on kuvata tehtäviä eri projektien välillä, voi olla tarpeetonta sisällyttää rooleihin aliprojektipäälliköitä.

Muistettava ylläpitää

RACI-matriisi on loistava työkalu mutta siitä ei ole apua, jos RACI-matriisissa kuvatut vastuut eivät vastaa todellisuutta. RACI-matriisia on muistettava ylläpitää ja vastuiden muutoksista tiedottaa. RACI-matriisi on hyvä käydä läpi ja täydentää projektin siirtyessä vaiheesta toiseen.

 On tilanteita, joissa RACI-matriisia ei kannata käyttää

RACI-matriisi on hyvä renki mutta huono isäntä. Jos tilanne tai tiimi ei vaadi sitä, että vastuut kuvataan (tarkalla) tasolla, RACI-matriisin täyttäminen ja käyttäminen hidastaa etenemistä. Jos esimerkiksi Scrum-tiimi toimii aidosti itseohjautuvasti, ei tiimin sisäisiä vastuita ole tarpeen kuvata RACI-matriisissa. Sen sijaan voi olla tarpeen kuvata Scrum-tiimin vastuut, jotta muut projektissa ymmärtävät, mitkä tehtävät ovat Scrum-tiimin vastuulla.

Vinkki:

Kannattaa kokeilla RACI-matriisia ensin pienessä kokonaisuudessa ja edetä sen jälkeen laajempiin kokonaisuuksiin. 

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.