Ostoskori
Julkaistu 4.6.2021
Päivitetty 20.3.2024
Projektin oppien ja kokemusten kerääminen tapahtuu usein järjestämällä projektin loppuvaiheessa työpaja (ns. lessons learnt). Onnistuessaan työpajan tulokset auttavat koko organisaatiota kehittymään.
Tässä omat vinkkini projektipäällikölle siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon kun suunnittelet työpajan:
- Kuvaa työpajaa varten projektin vaiheet ja tärkeimmät päätökset. Tämä auttaa työpajaan osallistuvia palauttamaan mieleen kaikki projektin vaiheet. Voit jakaa materiaalin etukäteen ja/tai hyödyntää työpajassa. Jos projekti kesti pitempään kuin pari kuukautta, et todennäköisesti muista itsekään projektin jokaista käännettä ja päätöstä.
- Oppien keräys kohdistuu helposti niihin asioihin, jotka menivät huonosti/epäonnistuivat. On tärkeä oppia myös niistä asioista, jotka onnistuivat ja menivät hyvin. Tätä voi ohjata esimerkiksi niin, että käydään työpajassa läpi tietoisesti niitä asioita, jotka menivät hyvin ja onnistuivat. Voitte käydä myös läpi tarkemmin, mitä asioille voisi käytännössä tehdä. Varo kuitenkin sitä, että lähdetään ratkaisemaan yhtä ongelmaa, sillä monet opit saattavat jäädä kirjaamatta, jos keskitytään yhden ongelman ratkaisuun. Ellei se sitten ole tarkoituskin!
Kysymyksiä, joita voi käyttää apuna kokemuksia kerättäessä:
- Mikä meni hyvin ja mitä voimme tästä oppia (What went well): Nämä ovat asioita, jotka onnistuivat hyvin. Asioita, joiden tekemistä kannattaa jatkaa.
- Mikä ei toiminut ja mitä voimme tästä oppia (What went badly): Nämä ovat asioita, jotka eivät toimineet tai missä epäonnistuttiin. Suosittelen keskittymistä siihen, mitä voidaan oppia, ei epäonnistumisiin. Muuten työpajasta saattaa tulla yhteinen terapiatuokio, mikä toki sekin voi olla tarpeen, mutta ei edistä oppimista.
- Mitä voitaisiin parantaa ja miten (What we could improve): Mitä asioita voitaisiin parantaa ja miten.
- Oppien keräämisessä on muistettava varmistaa, että myös hiljaiset saavat äänensä kuuluviin. Heillä voi olla tärkeää asiaa. Parityöskentely, puheenvuorojen jakaminen, jos työskennellään etänä ja muut vastaavat menetelmät ovat tärkeitä.
- Varmista, että työpajaan osallistuvat pystyvät puhumaan vapaasti ilman esimerkiksi kilpailevan yrityksen tai johdon painetta. Järjestä tarvittaessa esimerkiksi omia tilaisuuksia eri sidosryhmille. Muuten saat todennäköisesti vain kaunistellun näkymän.
- Toisaalta eri sidosryhmien välinen dialogi on tarpeen, joten sellainen tilaisuus, jossa käydään dialogia eri projektin sidosryhmien kesken, on myös tärkeä. En kuitenkaan tarkoita, että pitäisi järjestää 10 eri työpajaa, samassa työpajassa voidaan tehdä töitä eri ryhmissä.
- Jos työpaja järjestään projektin loppuvaiheessa, helposti myös keskitytään projektin tuotoksiin ja/tai projektin loppuvaiheeseen, vaikka projektin alussa tehdään tärkeitä päätöksiä. Huolehdi siitä, että kaikkien eri vaiheiden (ja tuotosten) näkökulmasta kerätään palautetta.
- Suosittelen myös miettimään, onko työpajan rinnalla hyvä käyttää muitakin menetelmiä oppien keräämiseksi esimerkiksi koota tietoa raporteista, haastatella tai toteuttaa kysely. Jos teet haastatteluja tai kyselyn, muista silloinkin käydä läpi onnistuneet asiat. Oma kokemukseni on, että kun haastattelet, saat helposti täyslaidallisen palautetta niistä asioista, joissa olisi parannettavaa. Kun kysyt, mikä onnistui hyvin, on ensin hetken hiljaisuus.
- Oppien keräys ei pääty työpajan järjestämiseen tai raportin kirjoittamiseen vaan on varmistettava, että opit tulevat käyttöön. Eli päivitä ohjeita ja huolehdi, että opit ovat kaikkien tiedossa ja hyödynnettävissä. Oppien jakaminen voi tapahtua esimerkiksi projektipäälliköiden yhteisissä tapaamisissa, uuden projektin aloituspalaverissa..
- Mieti, mistä näkökulmista keräät palautetta. Saat todennäköisesti epämääräistä palautetta, jos teet epämääräiset kysymyksiä, kuten miten projekti onnistui. Saatat saada jopa kaikilta saman palautteen eli joo menihän se projekti ihan hyvin. Sen sijaan jos kysyt esimerkiksi, mitä olisi tehnyt toisin aloitusvaiheessa, saat jo täsmällisempiä vastauksia. Muista asiakkaan näkökulma 🙂
Tässä muutama mahdollinen näkökulma:
- Projektin eri vaiheet
- Esimerkiksi yksi ryhmä keskittyy suunnitteluun, toinen toteutukseen ja kolmas käyttöönottoon.
- Aikataulu, tulokset, resurssit
- Esimerkiksi yksi ryhmä miettii onnistumista aikataulun, toinen tulosten ja kolmas resurssien näkökulmasta.
- Projektin eri tuotokset
- Esimerkiksi eri ryhmät miettivät eri tuotosten näkökulmasta projektin onnistumista.
- Projektilla saavutettavat hyödyt.
- Oliko alkuperäinen arvio realistinen? Mitä opimme hyödyn arvioinnista projektin aikana? Mikä oli lopullinen hyöty (jos sitä voidaan arvioida)?
- Projektinhallinta ja menetelmät.
- Miten projekti onnistui projektinhallinnan näkökulmasta, mitä opimme? Mitkä menetelmät toimivat, mitkä eivät ja miksi?
- Asiakkaan näkökulma
- Sisäisen asiakkaan näkökulmaa
- Yhteistyön näkökulma
- Projektin sisällä, eri tiimien välillä, alihankkijoiden ja asiakkaan kanssa
- Arkkitehtuuri
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.