Ostoskori
Julkaistu 10.12.2023
Päivitetty 21.3.2024
T-paita työmääräarviointi tapahtuu arvioimalla työtehtäville koko käyttäen vaatteista tuttuja kokoja (Small, Medium, Large ja Extra Large). Nämä koot edustavat tehtävien vaatimaa työmäärää suhteutettuna toisiin tehtäviin. Blogissani olen käynyt läpi T-paita työmääräarvioinnin perusteita eli mitä, miksi ja miten.
Kun sovellat t-paita työmääräarviointia niin muista nämä:
💡 Mieti, mitkä ovat tavoitteesi eli mikä toimii tällä hetkellä ja mikä ei toimi. Pyri pitämään ne asiat, jotka toimivat ja parantamaan niitä, jotka eivät toimi.
💡 Korien ei tarvitse olla yhteismitallisia tai kaikkien perustua työmääriin. Käytä sellaisia koreja, jotka nopeuttavat läpimenoaikaa ja auttavat visualisoimaan.
Tässä vielä omia kokemuksiani siitä, millaisia haasteita on saatu ratkaistua t-paita työmääräarviointia käyttämällä.
ERP-järjestelmän käyttöönotto
ERP-järjestelmän käyttöönottoa valmistelevia tehtäviä oli paljon ja oli tärkeää varmistaa, että kaikki tehtävät on tehty ajallaan ja oikeassa järjestyksessä. Lisäksi eri osaajille oli eri osaamisalueet niin että tehtäviä ei voinut napata tehtäväksi se henkilö, joka oli seuraavaksi vapaana, vaan tietty tehtävä oli käytännössä yhden henkilön vastuulla. Tiedän, ei optimi tilanne, mutta tavallinen.
Valmistelevat tehtävät koottiin ensin Excel-taulukkoon ja kullekin tehtävälle määritettiin vastuuhenkilö ja aikataulu.
Monen eri ihmisen oli kuitenkin työlästä pitää statusta yllä yhdessä taulukossa. Tämän takia tehtävät kirjattiin Asanaan niin, että tehtävät pystyi siirtämään eri henkilöille omistukseen ja tehtävän omistaja piti statusta yllä. Asanassa ei pysty maksuttomassa versiossa luomaan riippuvuuksia eri tehtävien välillä. Tämä kierrettiin sillä, että asetettiin määräajat tehtäville, jotka riippuivat toisistaan.
Mutta mutta. Tehtävien edistymistä seuratessa vaikutti siltä, että tehtävät eivät edenneet. Tai niin voi tulkita, jos seurasi vain sitä, kuinka moni tehtävä valmistui. Vaikeus oli siinä, että tehtäviä oli myöhässä, mutta oli eri asia, jos myöhässä oli tehtävä, joka vaatii kolme tuntia valmistuakseen kuin tehtävä, joka vaatii kolme päivää valmistuakseen.
Ratkaisuna annettiin tehtäville T-paitakoko (pieni, keskikokoinen, iso). Nyt oli helppo nähdä, miten isoja tehtäviä ja kuinka paljon oli vielä jäljellä. Ja voitiin keskittyä varmistamaan, että kaikki tehtävät olivat mukana ja riskeihin eikä käymään yksityiskohtaista statusta läpi.
Tuki- ja kehitystiimin tehtävien hallinta
Tiimissä tehtiin sekä pieniä kehitystehtäviä että 2. ja 3. tason tukea. Tiimillä oli lista tehtävistä ja työmääräarvio oli sovittu tehtäväksi kaikille tehtäville (sopimuksellista syistä).
Tehtävälista koettiin hyväksi ja tehtävistä oli yleensä riittävästi tietoa eli työmääräarvio oli mahdollista tehdä. Sen sijaan työmäärien arviointi turhautti. Työmääriä arvioitiin tunnin tarkkuudella kaikille tehtäville. Pienemmät tehtävät oli helppo ja nopea arvioida puolen tunnin, tunnin tai parin tehtäviksi. Mutta monimutkaisemmista oli vaikea sanoa tarkalleen, oliko tämä nyt 12, 13 vai 14 tunnin tehtävä. Lisäksi pienkehityksen tehtävien työmäärät eivät saaneet ylittää tiettyä tuntimäärää, joten jos työmäärä ylitti tietyn tuntimäärän (olisiko ollut kaksi henkilötyöpäivää?), nämä tehtävät ohjattiin eteenpäin.
Aikaa paloi ja tiimi turhautui työmääräarviointiin monestakin syystä. Pienen tehtävän ehti jo tehdä siinä ajassa, joka kului työmääriä mietittäessä. Keskikokoisten osalta tuntui turhalta miettiä oliko tämä nyt 10, 11 vai 12 tuntia. Ja isommat tehtävät olisivat vaatineet kunnolla aikaa siihen, että saadaan haarukoitua työmäärä, sillä teknisiä toteutusvaihtoehtoja saattoi olla useita.
Päädyimme perustamaan neljä koria. Ensimmäisessä korissa oli maksimissaan kahden tunnin työt. Nopeasti tehtävissä, varmasti pienkehitykseen kuuluvia. Seuraava kori sisälsi työt, jotka olivat pienkehitystä mutta eivät vielä niin isoja että kuuluvat jatkokehitykseen. Kolmas kori oli jatkokehitykseen selvästi kuuluvia. Neljäs kori sisälsi ne, jotka vaativat selvittelyä. Näille muodostettiin oma selvittelytehtävä ja selvittelytehtävä siirrettiin 1. tai 2. koriin.
Mitä hyötyjä saatiin?
💡 Tiimiläisten oli helppo suunnitella omaa työtään. Pienempiä tehtäviä ehti esimerkiksi toteuttaa tukitöiden ohessa.
💡 Työmäärien arviointiin käytetty aika tuli näkyväksi. Tämä auttoi sisäistä asiakasta ymmärtämään, että myös työmäärien arviointia vaatii aikaa ja resursseja.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.