Ostoskori
Julkaistu 1.10.2023
Päivitetty 21.3.2024
Julkisrahoitteisissa projekteissa projektin edistymisestä on raportoitava yhdessä tai useammassa raportissa. Raportti sisältää tavallisesti kirjallisen raportin projektin edistymisestä, tietoa toteutuneista kustannuksista ja palkoista sekä taloudellista tietoa rahoituksen saaneesta yrityksestä tai yhdistyksestä. Kirjallisen raportoinnin lisäksi voidaan edellyttää arviointitilaisuuteen osallistumista ja tulosten esittelyä.
Hyväksytty väliraportti tai loppuraportti voi olla edellytys sille, että rahoittajan maksatus tapahtuu.
Selvitä, mitä raportti sisältää
Selvitä heti projektin alussa yksityiskohtaisesti, mitä raportin on sisällettävä. Käy läpi talousjohtajan tai vastaavan sekä kirjanpitäjän kanssa taloustietojen osalta, mitä tietoja ja miten kerätään raporttia varten. Raporttia varten voidaan esimerkiksi tarvita oma erillinen välitilinpäätös.
Selvitä, mikä on raportoinnin aikataulu
Aikataulut raportoinnille – erityisesti EU-rahoitteisissa projekteissa ja Business Finland-rahoitteisissa projekteissa – ovat täsmällisiä päivän tarkkuudella. Pidä projektipäällikkönä huolta, että raportointi tapahtuu täsmälleen aikataulussa.
Varmista erityisesti että taloushallinnolla on tieto aikataulusta, sillä taloushallinnolla on monia tehtäviä, joissa on tarkka aikaraja.
Selvitä, miten raportti palautetaan
Tavallisesti raportti toimitetaan portaalin kautta. Varmista aikataulu ja varmista, mitä eri tietoja ja missä muodossa on oltava. Eli kun käyt läpi sitä sisältöä, mitä rahoittaja edellyttää toimitettavaksi, varmista myös, missä muodossa ja miten kyseinen tieto toimitetaan. Onko portaalissa täytettäviä kenttiä vai riittävätkö liitteet? Onko liite määrämuotoinen vai vapaamuotoinen?
Selvitä, vaaditaanko hyväksyntä ennen raportin toimittamista
Onko raportti tai liite hyväksytettävä ennen rahoittajalle toimittamista ja jos niin kenellä? Esimerkiksi voi olla vaatimus, että koko raportti liitteineen on allekirjoitettava yrityksen vastuuhenkilön toimesta, ennen kuin se toimitetaan rahoittajalle.
Raporttiin identifioivat tiedot
Varmista, että raportissa on tarvittavat identifioivat tiedot. Tavallisesti projektin nimi, rahoitusta hakeneen yrityksen tai yhdistyksen nimi, raportin sisältö (loppuraportti, väliraportti,..) ja mahdollinen rahoittajan antama identifioiva id kuten diaarin numero.
Ole täsmällinen kielenkäytössä
Kielenkäytössä on oltava täsmällinen. On eroa sillä, onko kyseessä koulutustilaisuus vai tiedotustilaisuus. On eroa sillä, onko testattu, pilotoitu vaiko kehitetty. Varmista, että käytetty terminologia vastaa sitä, mitä on käytetty hakemuksessa ja koko raportissa käytetään samoja termejä. Jos kyseessä on yhteishanke, varmista, että käytätte muiden hankkeeseen osallistuvien kanssa (riittävän) samoja termejä.
Raportoi alkuperäiset tavoitteet ja toteutuneet tavoitteet
Vaikka hankkeen tavoitteet on jo kuvattu hakemuksessa (ja mahdollisissa väliraporteissa), raporttiin kannattaa mielestäni aina kirjata alkuperäiset tavoitteet. Näin lukijan ei tarvitse palata hakemukseen tai väliraportteihin. Tämän jälkeen on loogista kuvata, miten tavoitteet toteutuivat, miten tavoitteet mahdollisesti muuttuivat projektin aikana ja miltä osin tavoitteet eivät toteutuneet.
Jos rahoittajalta on pyydetty hyväksyntä tavoitteiden muutokseen projektin aloituksen jälkeen, se on hyvä kirjata raporttiin.
Raportoi suunnitellut ja toteutuneet kustannukset
Raportoi suunnitellut kustannukset, toteutuneet kustannukset ja perustelut sille, miksi toteutuneet kustannukset eroavat suunnitelluista. Muista selvittää myös viimeistään tässä vaiheessa, mitä ylittyneet tai alittuneet kustannukset tarkoittavat rahoituksen kannalta.
Jos rahoittajalta on pyydetty hyväksyntä kustannuksiin liittyvään muutokseen projektin aloituksen jälkeen, se on hyvä kirjata raporttiin.
Raportoi suunniteltu ja toteutunut työ
Raportoi suunniteltu työmäärä, toteutunut työmäärä ja perustelut sille, miksi toteutunut työmäärä erosi suunnitellusta. Tarkista, onko työmäärä raportoitava myös projektin suunniteltujen työpakettien tai eri osallistujaryhmien näkökulmasta. Esimerkiksi hankkeessa saattaa olla pakollisena raportointi suunnitelluista ja toteutuneista työmääristä työpaketeittain tai erikseen talkootunnit ja palkallisen työntekijän tekemät tunnit.
Jos rahoittajalta on pyydetty hyväksyntä suunniteltuun työhön liittyvään muutokseen projektin aloituksen jälkeen, se on hyvä kirjata raporttiin.
Raporttiin on hyvä myös kirjata, miten tuntien kirjaus ja tuntien hyväksyntä on toteutettu.
Lue lisää, mitä kannattaa ottaa huomioon julkisrahoitteisen projektissa tuntien kirjauksesta.
Ulkoinen viestintä
Selvitä, onko raporttiin kirjattava tiedot siitä, mitä ulkoista viestintää on toteutettu ja miten. Rahoittajalla voi olla esimerkiksi ohje siitä, että mainokset on liitettävä mukaan raporttiin.
Käytä fiksusti liitteitä
Kaikkea tietoa ei ole tarvetta saada yhteen tiedostoon! Käytä fiksusti liitteitä ja kerro pääkohdat raportissa ja jätä yksityiskohdat liitteisiin. Muista liitteiden identifiointi samalla tavoin kuin raportissakin.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.