Mikä on sidosryhmäanalyysi?

Julkaistu 25.7.2023
Päivitetty 21.3.2024

Mikä on sidosryhmäanalyysi?

Sidosryhmäanalyysi saattaa kuulostaa paperinmakuiselta menetelmältä, jota tarvitaan vain kun kehitetään prosesseja, tietojärjestelmiä tai tuotteita. Sidosryhmäanalyysi on kuitenkin oman kokemukseni perusteella hyvä toteuttaa kaikissa projekteissa, joissa on useita eri osapuolia.

Sidosryhmäanalyysiin liittyy tavallinen tilanne, jossa kokematon projektipäällikkö helposti mokaa. Kokenut projektipäällikkö tietää oman kokemuksensa kautta, mitkä sidosryhmät on huomioitava projektin aikana. Ketkä ovat mukana projektissa, kenelle pitää tiedottaa, mitä lupia tai hyväksymisiä tarvitaan. Suurin riski projektille onkin, että jokin (tärkeä) sidosryhmä jää kokonaan huomiotta.

Samaan hengenvetoon on kuitenkin todettava, että sidosryhmäanalyysi ei ole mitään ihmeellistä vaan tarkoittaa sitä, että projektipäällikkönä tiedät ja tunnet kaikki ne osapuolet, 1) joihin projekti vaikuttaa, 2) jotka vaikuttavat projektiin. Ja projektin suunnittelussa on huomioitu, miten näiden kaikkien sidosryhmien kanssa toimitaan projektin aikana.

Olen kyllä kuullut kokeneidenkin projektipäälliköiden ihmettelevän, mikä on sidosryhmäanalyysi ja mihin sitä tarvitaan. Tavallisesti siis kokenut projektipäällikkö, joka on häntä jututtaessani pystynyt sujuvasti ja kattavasti listaamaan tärkeimmät sidosryhmät. Kun olen tehnyt tarkentavia kysymyksiä, on tavallisesti löytynyt kuitenkin jokin uusi näkökulma tai osapuoli, joka olisi myös hyvä huomioida.

Sidosryhmäanalyysi auttaa tekemään analyysin siitä, mitä osapuolia on huomioitava projektissa, systemaattisesti ja dokumentoidusti sekä auttaa priorisoimaan ja suunnittelemaan sitä, miten sidosryhmät otetaan mukaan projektiin.

Suomeksi sanottuna säästetään aikaa ja vaivaa myöhemmin kun ei tule yllätyksiä. Ja kun sidosryhmäanalyysi tehdään järjestelmällisestä osana projektinhallintaa, kokematonkin projektipäällikkö tai projektipäällikkö, jolla ei ole alan substanssiosaamista, voi varmistua siitä, että kaikki osapuolet on huomioitu! Ja kun sidosryhmäanalyysi on tehty, helpottuu myös esimerkiksi viestinnän ja riskienhallinnan suunnittelu ja toteutus.

Eli sidosryhmäanalyysin hyödyt ovat:
– Kun sidosryhmät ovat selville, pystyt selvittämään heidän odotuksiaan ja tarpeitaan projektille sekä ottamaan projektisuunnitelmassa huomioon.
– Kun sidosryhmät ovat selvillä, pystyt suunnittelemaan projektin viestintäsuunnitelma, niin että kaikki sidosryhmät on huomioitu.
– Pystyt paremmin varautumaan tavalla tai toisella siihen, että odotukset ja tarpeet muuttuvat.
– Pystyt suunnittelemaan ja toteuttamaan riskienhallinnan systemaattisesti esimerkiksi voit tunnistaa riskejä eri sidosryhmien kannalta ja arvioida niiden vaikutusta eri sidosryhmien kannalta.

Toisaalta en ole vielä koskaan ollut sellaisessa projektissa mukana, jossa ei olisi projektin aikana löytynyt jokin uusi sidosryhmä! Eli harvoin jos koskaan pystytään tekemään selvityksestä projektin alussa täysin kattava ja täydellinen.

Mikä on sidosryhmä?

Oma kokemukseni on, että sidosryhmäanalyysissa saatetaan keskittyä vain osaan seuraavista näkökulmista, joten nyt tarkkana! Suosikkimääritelmäni on PMBoK-kirjassa käytetty (Project Management Body of Knowledge, 6th edition, 2017, s. 504): “stakeholders who are impacted by or can impact the project in a positive or negative way. Some stakeholders may have a limited ability to influence the project’s work or outcomes; others may have significant influence on the project and its expected outcomes. Eli sidosryhmiin kuuluvat kaikki, joihin projekti vaikuttaa tai jotka voivat vaikuttaa projektiin joko negatiivisesti tai positiivisesti. On hyvä muistaa, että projektiin vaikuttaminen voi tarkoittaa sitä, että vaikuttaa lopputulokseen tai projektin kulkuun.

Ja otetaan vertailun vuoksi vielä hiukan vanhempikin määritelmä: A formal definition of a stakeholder is: “individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result of project execution or successful project completion” (Project Management Institute (PMI®), 1996)

Mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa?

1) Kaikki (henkilöt tai ryhmät), jotka ovat projektissa mukana päätöksiä tekevässä roolissa tai resursseina esimerkiksi ohjausryhmä, projektin omistaja tai sponsori, projektipäällikkö sekä projektitiimi sekä mahdolliset toimittajat.

2) Edellisten lisäksi kaikki, joilla on vaikutusta projektin kulkuun tai sen lopputulokseen. Esimerkiksi osapuolet, joiden päätökset voivat vaikuttaa projektiin projektin aikana tai projektin lopputulokseen. Näitä ovat esimerkiksi yrityksen tai organisaation johto, projektitiimiin kuuluvien esihenkilöt, yrityksen tai organisaation taloushallinto tai muut toiminnot, yrityksen tai organisaation ulkopuoliset tahot kuten lupahallinto.

3) Kaikki, joihin projekti tai sen lopputulos vaikuttaa. Tähän ryhmään kuuluvat esimerkiksi uuden tietojärjestelmän tai rakennuksen käyttäjät tai tapahtuman osallistujat. Muista, että vaikutus voi olla positiivinen tai negatiivinen. Esimerkkinä remontin aikana naapureille aiheutuvat meluhaitat kerrostalossa.

Näistä kolmesta tavallisesti unohtuvat ne sidosryhmät, joihin projekti voi vaikuttaa negatiivisesti. Ja erityisesti silloin, jos jotain menee pieleen! Tämä liittyy myös läheisesti suosikkiaiheeseeni eli riskienhallintaan. Jos on mietitty hetki, mitä eri sidosryhmiä on huomioitava suunnittelussa siinä tapauksessa, että jokin menee pieleen, niin riskienhallinta on helpompaa.

Toinen mielessä pidettävä asia on, miten tulosten käyttäjät otetaan mukaan projektiin. Monesti käyttäjät eivät ole henkilötasolla tiedossa tai kaikkia käyttäjiä – esimerkiksi tapahtumaan osallistuvia – ei voi ottaa mukaan. Niinpä tulevien käyttäjien näkökulmaa voi edustaa projektissa esimerkiksi kokemusasiantuntijat, pääkäyttäjät, tuotepäällikkö, testiryhmä tai markkinoinnin ja myynnin edustajat.

Mikä on sidosryhmäanalyysi?

Eli mitä sidosryhmäanalyysissa tehdään:
– Selvitetään sidosryhmät.
– Selvitetään sidosryhmien odotukset ja vaikutukset.
– Suunnitellaan miten sidosryhmäanalyysia pidetään yllä projektin aikana.

Sidosryhmäanalyysin tuloksia hyödynnetään projektin suunnittelussa:
– Suunnitellaan, miten sidosryhmät otetaan mukaan jatkuvaan muutosprosessiin (odotukset muuttuvat koko ajan!)
– Suunnitellaan, miten sidosryhmät otetaan mukaan viestinnässä (viestintästrategia ja viestintäsuunnitelma).
– Suunnitellaan ja toteutetaan riskienhallinta ottaen huomioon eri sidosryhmät.

Käytännön haasteita on esimerkiksi se, miten saada mukaan kattavasti kaikki eri sidosryhmät. Tämä on haasteellisesti erityisesti silloin, kun kyse on projektista, jossa kehitetään jotain uutta tai ainutlaatuista, hyvin laajoissa hankkeissa tai kun korjataan tai korvataan vanhaa (koska silloin voi olla vaikea saada selville, mitä ja miten on alun perin tehty eli mitä kaikkia pitää ottaa huomioon). Toinen haaste on, miten saada koko projektitiimi mukaan sidosryhmäanalyysiin ja myöhemmin sitouttamiseen. 

Yksinkertaisimmillaan sidosryhmäanalyysin voi toteuttaa työpajassa niin, että tuloksena on jatkuvasti ylläpidettävä lista sidosryhmistä. Tämä lista toimii apuna viestintäsuunnitelma ja riskienhallintaa suunniteltaessa ja toteutettaessa. Laajassa projektissa, jossa on useita osapuolia, voi olla tarpeen toteuttaa sarja työpajoja ja haastatteluja.

Seuraavissa blogipostauksissani käyn läpi, miten käytännössä voit edetä sidosryhmäanalyysissä ja mitä on hyvä huomioida sekä valmiita mallipohjia, joita olen itse käyttänyt.

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.