Ostoskori
Julkaistu 21.1.2024
Päivitetty 21.3.2024
Tekemäni kyselyn mukaan projektipäällikköjen enemmistö on työajastaan 50%-75 % palavereissa. Ei ole siis yhdentekevää, miten palaveri on suunniteltu.
Millainen on hyvä palaveri?
Hyvä palaveri alkaa selkeästä kutsusta ja esityslistasta. Tarkista, että suunnittelemasi palaveri täyttää nämä kriittiset kohdat!
Onko otsikko kuvaava ja selkeä?
Selkeä ja kuvaava otsikko auttaa osallistujia ymmärtämään palaverin sisällön ja tavoitteen.
Onko palaverin tavoite määritelty?
Määrittele palaverin tavoite, olipa kyse ideoinnista, päätöksenteosta tai jonkin tehtävän suorittamisesta yhdessä.
Onko aikataulu ja esityslista suunniteltu?
Suunnittele aikataulu realistisesti, ja varmista, että jokaiselle esityslistan kohdalle on varattu tarpeeksi aikaa.
Onko kuvattu, miten palaveriin pitää valmistautua
Kuvaa, miten palaveriin on valmistauduttava eli mitä tehtäviä osallistujien odotetaan hoitavan ennen palaveria. Onko materiaalia, johon pitää tutustua? Onko tehtäviä, joita on tehtävä ennen palaverin alkua?
Onko osallistujat nimetty?
Nimeä osallistujat, joiden on osallistuttava palaveriin, jotta palaverin tavoite toteutuu ja osallistujat, joiden osallistuminen ei ole pakollista.
Sähköisessä kalenterikutsussa tämä on helppo kuvata osallistumiskutsussa to: ja optional: -kentissä.
Onko sovittu palaverin muistiosta?
Helpottaa, jos etukäteen on sovittu, kuka kirjoittaa palaverista muistion. Tehtävä voi olla myös kiertävä. Kirjaa myös, miten ja milloin muistio toimitetaan palaverin jälkeen.
Onko palaverin jälkeiset tehtävät kuvattu tai omana kohtanaan esityslistalle?
Osallistujien ajankäyttö helpottuu, jos tiedossa olevat tehtävät on kirjattu jo palaverin kutsuun. Palaverin aikana kirjataan, mitä ja kenen on tehtävä palaverin jälkeen.
Onko varattu aikaa keskustelulle ja kysymyksille?
Ajan varaaminen keskustelulle ja kysymyksille varmistaa, että osallistujilla on mahdollisuus jakaa ajatuksiaan, esittää kysymyksiä ja osallistua aktiivisesti palaveriin.
Onko varattu aikaa yhteenvedolle ja käytäntöjen kehittämiselle eli oliko hyvä palaveri?
Palaverin lopussa on hyvä tehdä yhteenveto ja kysyä, saavutettiinko palaverin tavoite. Sen lisäksi voi käydä lyhyen arviointikeskustelun, oliko palaveri onnistunut ja mitä voitaisiin seuraavalla kerralla tehdä paremmin.
Onko kuvattu, miten ja missä palaveriin osallistutaan?
Onko palaverin kutsussa kuvattu, miten palaveriin osallistutaan eli paikan päällä tai etänä. Onko tarvittavat etäyhteystiedot kuten linkit päivitetty? Onko yhteys testattu?
Onko varmistettu, että aikaa jää siirtymiseen seuraavaan palaveriin?
Hyvä tapa on jättää 5 – 10 minuutin väli palaverien väliin.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.