Ostoskori
Julkaistu 10.12.2023
Päivitetty 21.3.2024
Miten T-paita ja työmääräarviointi liittyvät toisiinsa? T-paita työmääräarviointi tapahtuu arvioimalla työtehtäville koko käyttäen vaatteista tuttuja kokoja (Small, Medium, Large ja Extra Large). Nämä koot edustavat tehtävien vaatimaa työmäärää suhteutettuna toisiin tehtäviin. Englanninkielellä samalla asialla on napakka nimi eli T-shirt sizing.
Tämä menetelmä on parhaimmillaan silloin kun halutaan arvioida alustavia työmääriä, tavallisesti projektin alussa. T-paita työmääräarviointia voi hyödyntää esimerkiksi
• kun pyritään arvioimaan, mitä tehtäviä voidaan ja missä ajassa toteuttaa
• priorisoinnissa – tehdäänkö ensin ns. low hanging fruit -tehtävät eli tehtävät, joiden työmäärä on pieni
• tehtävien jakamisessa eri tiimeille tai henkilöille
• resurssitarpeen arviointiin
• pullonkaulojen arviointiin – onko tietyn kokoisia tehtäviä enemmän kuin toisia
• kokonaistyömäärän arviontiin.
Lähtökohtana t-paita työmääräarvioinnille on se, että sinulla on tehtäviä, joista on alustava kuvaus ja tiedetään, millä tiimillä tehtävä voidaan toteuttaa. Tämä menetelmä ei sovellu laajojen ja monimutkaisten tehtävien arviointiin, jos tehtävä ei ole mahdollista paloitella pienempiin, joiden työmäärä arvioidaan omina kokonaisuuksinaan.
T-paita ei ole pelkästään tuotekehityksen tai IT-projektin juttu. Yhdistystoiminnassa tai media-alalla suunnittelua helpottaisi kun ymmärretään, kuinka isoja tehtäviä on työn alla! T-paita työmääräarviointi on mielestäni käyttökelpoinen menetelmä moneen tilanteeseen.
Miksi T-paita työmääräarviointi?
Helppo ottaa käyttöön
Menetelmä on helppo ottaa käyttöön ja sitä voi soveltaa eri vaiheissa projektia. Arvioinnissa käytetään tuttuja ja konkreettisia kokoja, jotka ovat helposti ymmärrettävissä.
Nopeus ja keveys
Menetelmään voidaan käyttää nopeaan arviointiin eikä sen toteuttaminen vaadi paljon resursseja tai valmisteluja.
Auttaa oppimaan
Keskustelun ja jatkuvan parantamisen kautta tiimi oppii tekemään tarkempia arvioita. Ja tässä en tarkoita sitä, että kummastellaan yhdessä sitä, että alunperin arvioitu koko osoittautui ”vääräksi” vaan sitä, että opitaan analysoimaan työmääräarvioihin vaikuttavia tekijöitä, riskejä ja epävarmuutta, mitä toteuttamiseen liittyy.
Miten aloittaa?
Oma kokemukseni on, että nämä vaiheet on hyvä tehdä yhdessä sen tiimin kanssa, jolla on vastuu tehtävän totetuksesta. Näin eri näkökulmat tulevat huomioitua ja opitaan toisilta. Toki työmääräarvioita voidaan suunnitella myös pienemmän asiantuntijatiimin kanssa, arkkitehdin tai tuotepäällikön toimesta.
Kuvaa tavoitteet T-paita työmääräarviointi
Onko tavoite saada työt jaettua tasaisemmin, saada asiakkaan hyväksyntä, oppia arvioimaan tarkemmin työmääriä? Miettikää työmääräarvioinnin tavoitteet.
Tavoitteena voi olla esimerkiksi se, että saadaan alustava työmääräarvio, jotta sellaiset tehtävät, joiden työmäärä on isompi kuin kaksi työpäivää, voidaan siirtää tukitiimiltä kehitystiimille tehtäväksi.
Suunnittele koot
Eri kokojen suunnittelun voi aloittaa miettimällä, mikä on tyypillinen skaala tehtävien työmäärille. Mikä on suurin tehtävä kooltaan? Entä pienin? Työmäärän yksikkö on (tavallisesti) sama kaikille tehtäville (tunteja, henkilötyöpäiviä).
Sen jälkeen kun tiedät, mikä on pienin ja suurin koko, voitte suunnitella, kuinka monta eri kokoa on käytössä ja mikä on kullekin oma skaala. Skaala voi olla tasavälinen (pieni 1-10, keskisuuri 11-20, suuri 21-30), suhteellinen (pienin on koko 1, seuraava kaksi kertaa suurempi jne) tai vaikka mukailtu Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8).
Anna tehtäville koko
Kun koot on määritelty, seuraava askel on antaa kullekin tehtävälle koko. Tässä vaiheessa viimeistään on hyvä tehdä koon arviointia koko tiimillä.
Arviointi aloitetaan käymällä läpi, mitä työmääräarvioon sisällytetään. Onko työmääräarviossa mukaan määrittely, toteutus, savutestaus, automaatiotestaus ja dokumentointi? Mitkä ovat käytössä olevat koot? Miten otetaan huomioon toteutuksen monimutkaisuus, riskit ja epävarmuus?
Suunnittele prosessi
Ensimmäissä kolmessa vaiheessa olet saanut jo paljon kokemusta siitä, miten työmäärän arviointi onnistui ja kuinka suuria tehtävät olivat. Oliko tehtäviä esimerkiksi tasaisesti kaikissa koossa? Oliko tehtävistä riittävästi tietoa, jotta arvio oli mahdollista tehdä?
Ensimmäisten kokeilukierroksesn jälkeen on helpompi suunnitella koko prosessi:
– Missä vaiheessa ja kenen toimesta arviointi tehdään. Kokoja voi arvioida esimerkiksi projektipäällikkö, arkkitehti, Product Owner, Scrum Master tai koko toteuttava tiimi.
– Mihin ja kuka tietoa käyttää?
– Miten kerätään tietoa toteutuneesta työmäärästä?
– Miten varmistetaan tiimin jatkuva oppimiminen prosessin aikana?
Tavalliset mokat
T-paitojen koot ymmärretään eri tavoin
Jos toinen puhuu omenista ja toinen perunoista niin syntyy jotain muuta kuin kesäkeitto. Eri T-paitojen koot on kuvattava ymmärrettävästi ja kaikilla pitää olla sama ymmärrys niin tiimissä kuin tiimin ulkopuolella.
Mielestäni t-paita nimitys ei ole koko asialle kuvaavin nimitys koska reaalimaailmassa eri koon t-paidat eroavat toisistaan kooltaan vain muutaman sentin. Olisiko kuvaavampi nimitys kori? Tai jos kommunikoidaan kuvilla niin erilaisia talot? Leikkimökki, talo, linna,..
Tai eläinmaailmassa hiiri, orava, elefantti ja valas. Ei voi ainakaan erehtyä eri kokojen suhteellisesta erosta!
Yksi tekee työmääräarvioinnin (ja muut eivät opi..)
Yksi osa itsensä johtamista on se, että ymmärtää, kuinka paljon eri tehtävät vievät aikaa. Oma mielipiteeni on, että kaikkien olisi hyvä harjaantua tekemään työmääräarviointia. Tämä on yksi tapa oppia, eli tehdä työmääräarviointia yhdessä.
Työmääräarvioita käytetään budjetointiin
Kyseessä on nimensä mukaisesti arvio. En suosittele T-paita työmääräarvioiden käyttöä projektin budjetoinnin lähtökohtana – ainakaan ilman että ymmärretään, mihin tarkoitukseen arvio on tarkoitettu!
Käytetään työntekijän tai projektin onnistumiseen arviointiin
Ylittikö toteutunut työmäärä t-paita arvioinnissa suunnitellun työmäärän ja hyvästi bonukset? En osaa edes sanoiksi pukea, miten moni asia on tässä asetelmassa on lähtökohtaisesti pielessä..
Koot jumittavat
Koot voi skaalata tarpeen mukaan, voi olla tasavälinen, suhteellinen (pienin on koko 1, seuraava kaksi kertaa suurempi jne) tai vaikka mukailtu Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8).
Oma kokemukseni on, että voi käyttää myös muita kuin eri kokojen koreja, silloin kun ne sujuvoittavat työn tekemistä. Entä kori, johon siirretään ne, jotka vaativat tarkempaa analyysiä?
Lue esimerkki täältä, siihen miten eri koreja voi käyttää.
Työmääräarviota hiotaan (liian) pitkään
Tämän menetelmänt tarkoituksena on nimensä mukaisesti arvioida työmäärää. On ihan inhimillistä, että halutaan tehdä mahdollisimman tarkka työmääräarvio. Mutta tämä kuluttaa silloin myös enemmän aikaa ja resursseja. Kysymys kuuluukin, missä menee raja eli kuinka paljon epävarmuutta voidaan sietää.
Mieti ainakin seuraavissa tilanteissa, miten toimia:
– Työmääräarvioinnin tekemiseen menee enemmän aikaa kun toteuttamiseen eli keskustellaan vartti ominaisuudesta, jonka toteuttamiseen menee puoli tuntia ja mukana arvioinnissa on 5 henkilöä -> pidä pienin kori sellaisena, että siihen sujahtavat pienet tehtävät ilman että niiden työmääräarviota on hierottava, jos se ei muista syistä ole ihan välttämätöntä kuten laskutus (ja silloinkin yritä neuvotella ettei olisi tarpeen erotella!)
– Kun tehtävä on niin monimutkainen, ettei siitä saada tiimin kanssa yhteistä haarukkaa -> paloittele pienempiin tai perusta oma tehtävä, joka sisältää työmääräarvioinnin.
– Kun organisaatio/projekti/tiimi ei ole tottunut käsittelemään epävarmuutta ja riskejä -> käy läpi menetelmän tavoite ja anna raamit sille, miten epävarmuutta ja riskejä käsitellään esimerkiksi Pareto-menetelmää käyttämällä.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.