Ostoskori
Julkaistu 8.10.2023
Päivitetty 21.3.2024
Mikä on sidosryhmäanalyysi?
Sidosryhmäanalyysissä kartoitetaan ja analysoidaan projektin sidosryhmät. Sidosryhmäanalyysin tärkein hyöty on se, että olet selvillä eri osapuolten odotuksista ja pystyt tätä kautta hallitsemaan odotuksia. Sidosryhmäanalyysin hyödyistä ja taustasta löydät lisää tietoa artikkelissani Mikä on sidosryhmäanalyysi
Miten sidosryhmäanalyysi tehdään?
Tälle sivulle olen koonnut omien kokemuksieni perusteella asioita, joita on hyvä ottaa huomioon sidosryhmäanalyysiä tehdessä. Tämä ei siis ole resepti vaan piknik-pöytä, josta voit valita juuri sinun projektiisi sopivat ainekset.
1. Kartoita alustavasti projektin sidosryhmät
Sidosryhmäanalyysin peruskysymys on, mitkä ovat projektin kannalta oleelliset sidosryhmät. Eli ne henkilöt ja ryhmät, 1) joihin projekti vaikuttaa, 2) jotka vaikuttavat projektiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavia henkilöitä ja ryhmiä:
1) Kaikki (henkilöt tai ryhmät), jotka ovat projektissa mukana päätöksiä tekevässä roolissa tai resursseina. Esimerkiksi ohjausryhmä, projektin omistaja tai sponsori, projektipäällikkö sekä projektitiimi ja mahdolliset toimittajat.
2) Edellisten lisäksi kaikki (henkilöt tai ryhmät), joilla on vaikutusta projektin kulkuun tai sen lopputulokseen. Esimerkiksi osapuolet, joiden päätökset voivat vaikuttaa projektin kulkuun projektin aikana tai projektin lopputulokseen. Näitä ovat esimerkiksi yrityksen tai organisaation johto, projektitiimiin kuuluvien esihenkilöt, yrityksen tai organisaation taloushallinto tai muut tukitoiminnot, yrityksen tai organisaation ulkopuoliset tahot kuten lupahallinto.
3) Kaikki, joihin projekti tai sen lopputulos vaikuttaa. Tähän ryhmään kuuluvat esimerkiksi uuden tietojärjestelmän tai rakennuksen käyttäjät tai tapahtuman osallistujat. Muista, että vaikutus voi olla positiivinen tai negatiivinen. Esimerkkinä remontin aikana naapurit, joille voi aiheutua haittaa melusta.
Sidosryhmäanalyysin voi aloittaa listaamalla kaikki tiedossa olevat sidosryhmät. Käytännössä tätä voidaan tehdä esimerkiksi projektitiimin, projektin sponsorin/omistajan kanssa sekä ohjausryhmän kanssa. Voidaan hyödyntää myös aikaisempien projektin listauksia sidosryhmistä, jos sellaisia on olemassa.
2. Miten aloittaa sidosryhmäanalyysi
Välillä sidosryhmäanalyysiin käytetään projekteissa paljon aikaa ja resursseja. Se on ihan hyvä juttu, jos projektin kannalta on tärkeää, että eri sidosryhmät tunnetaan hyvin. Ensimmäinen analyysi on kuitenkin helppo tehdä heti kun ensimmäinen versio sidosryhmälistauksesta on valmis:
Kuinka monia sidosryhmiä projektilla on? Ovatko sidosryhmät toisiinsa verrattuna erilaisia vai samanlaisia? Toimivatko sidosryhmät yhteistyössä toistensa kanssa? Miten helppo sidosryhmiin on saada yhteyttä?
Mitä enemmän sidosryhmiä on ja mitä enemmän sidosryhmät ovat tekemisissä toistensa kanssa, sitä monimutkaisempi projekti on kyseessä. Olen esimerkiksi mentoroinut projektipäällikköä, joka ensimmäiseksi kartoitti sidosryhmiä ja heti alustavan listauksen perusteella oli selvää, että projektilla ei ollut riittävästi varattu resursseja projektin suunnitteluun (puhumattakaan toteutuksesta). Sidosryhmiä oli paljon ja sidosryhmien verkosto oli monimutkainen. Sidosryhmäanalyysi on siis yksi apuväline, jolla projektipäällikkö voi osoittaa ohjausryhmälle, kuinka monimutkainen ja laaja projekti on.
3. Kartoita sidosryhmien tarpeet ja tavoitteet
Kun sidosryhmät ovat selvillä, on hyvä selvittää ja käydä läpi kunkin sidosryhmän kanssa:
-
Mitä sidosryhmä saa projektista eli mitkä ovat projektin hyödyt ja haitat sidosryhmän kannalta?
-
Miten sidosryhmä voi vaikuttaa projektin kulkuun tai lopputulokseen (vaikutus voi olla positiivinen tai negatiivinen)?
-
Mikä on sidosryhmän käsitys projektista tällä hetkellä?
-
Mitkä ovat sidosryhmän tarpeet ja odotukset projektille?
-
Onko muita projekteja/tavoitteita, jotka ovat sidosryhmän näkökulmasta ristiriidassa projektin tavoitteiden kanssa?
-
Mitä muita sidosryhmiä on tällä sidosryhmällä tiedossa?
Viimeinen kysymys voi olla se tärkein eli mitä muita sidosryhmiä on tiedossa. Saattaa löytyä esimerkiksi sellaisia käyttäjäryhmiä olemassa olevalle tietojärjestelmälle, joita ei keskitetyllä tietohallinnolla ole ollut tiedossa projektia suunniteltaessa.
Tämä kysymyslista on hyvä työväline myös silloin, jos saat käsiisi jo käynnissä olevan projektin tai sinun on selvitettävä, miksi projekti ei etene tai siinä on konflikteja. Oma kokemukseni on, että kun keskustelet eri sidosryhmien kanssa, syy konflikteihin löytyy varmasti. Näiden kysymysten avulla voi selvitä esimerkiksi, että projektin tavoitteita ei ole ymmärretty samalla tavoin tai jokin oleellinen sidosryhmä on jäänyt ilman huomiota.
Sidosryhmien kartoitusta tehdään käytännössä työpajoissa, haastattelemalla ja kyselyjen avulla. Yksinkertaisimmillaan sidosryhmäanalyysin tuloksena on listaus, jossa on kuvattu sidosryhmät ja vastaukset yllä mainittuihin kysymyksiin. Tätä listausta voi hyödyntää projektin suunnittelussa (erityisesti miten eri sidosryhmät osallistetaan), viestinnän suunnittelussa ja riskienhallinnassa. Laajassa projektissa sidosryhmäanalyysi voi vaatia kokonaan oman vaiheen tai aliprojektin, jotta pystytään kuvaamaan kaikki eri sidosryhmät.
Sidosryhmästä voi kirjata esimerkiksi seuraavat tiedot:
Sidosryhmän nimi
Kuvaus sidosryhmästä
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilön yhteystiedot
Sidosryhmän tavoitteet
Projektin vaikutus sidosryhmään
Sidosryhmän vaikutus projektiin
Kuvaus sidosryhmästä voi sisältää erilaista taustatietoa, esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoprojektissa tiedon siitä, kuinka suuri on sidosryhmää edustavien käyttäjien määrä.
On hyvä muistaa, että projektilla voi olla sidosryhmän mielestä myös haittoja aiheuttava. Esimerkiksi kerrostalon asuntoa remontoidessa naapuriasunnoissa asuville yleensä aiheutuu meluhaittoja. Hyötyihin ja haittoihin liittyy myös se, mikä on vaikutus sidosryhmälle, jos projektin tavoitteet saavutetaan tai ei saavuteta. Esimerkiksi henkilökohtaisen bonusjärjestelmän tavoitteet voivat olla ristiriidassa projektin tavoitteiden kanssa.
Lataa tästä valmis taulukko, jota voi käyttää sidosryhmäanalyysiin. Pohjassa on valmiiksi mietitty, mitä tietoja kannattaa kirjata sidosryhmistä.
4. Power – Interest Grid eli miten sidosryhmäanalyysi tehdään?
Nyt kun lista sidosryhmistä on olemassa, käytetäänkö kaikkien sidosryhmien kanssa työskentelyyn yhtä paljon aikaa ja vaivaa? Vastaus on ei. Sidosryhmäanalyysia kannattaa jatkaa arvioimalla, kuinka suuri vaikutus sidosryhmällä on projektiin (käytettyjä nimityksiä vaikutus, impact, power) ja toisaalta, kuinka suuri on projektin vaikutus kyseiseen sidosryhmään – ja vaikutuksen kautta sitä, mikä on sidosryhmän kiinnostuksen taso projektiin.
Kun arvioidaan nämä kaksi näkökulmaa voidaan tuottaa nelikenttä, josta käytetään nimitystä englanniksi Power – Interest Grid.
Nelikentässä voidaan sidosryhmät jakaa seuraavasti (ja tämä on samalla usein se vaihe, joka kulkee nimellä sidosryhmäanalyysi):
Suuri vaikutus – Suuri kiinnostus: Nämä sidosryhmät ovat tavallisesti päätöksentekijöitä ja heillä on suurin vaikutus projektin onnistumiseen. Esimerkkejä näistä sidosryhmistä ovat projektin ohjausryhmä ja yrityksen johto. Projektipäällikkönä huolehdi siitä, että näiden sidosryhmien odotukset hallitaan hyvin. Pidä nämä sidosryhmät lähellä!
Pieni vaikutus – Suuri kiinnostus: Nämä sidosryhmät hyötyvät projektista ja ovat sitä kautta projektista kiinnostuneita mutta heillä ei ole päätäntävaltaa projektissa. Esimerkkinä markkinointi-osasto, joka on kiinnostunut siitä, että uusi tuote on ajallaan valmis markkinoille mutta joka ei itse osallistu tuotekehitysprojektin päätöksentekoon. Pidä nämä sidosryhmät tietoisina ja konsultoi tarvittaessa sidosryhmää sen oman osaamisen kuten markkinoinnin näkökulmasta.
Välillä näkee, että järjestelmän tai tuotteen käyttäjiä edustavat sidosryhmät on luokiteltu tähän osaan nelikenttää. Tämä herättää monia kysymyksiä. Miten voi olla, että tuotteen tulevalla käyttäjällä voi olla vain pieni vaikutus lopputulokseen? Eivätkö heidän tarpeensa olekaan tärkeitä projektin kannalta? Oma näkemykseni on, että esimerkiksi tuotetta kehitettäessä pitää ymmärtää eri käyttäjäryhmät ja nämä eri käyttäjäryhmät pitää jakaa nelikenttään. Esimerkiksi jos tuote on tarkoitettu yritysten käyttöön, tämä käyttäjäryhmä on nelikentässä Suuri vaikutus – Suuri kiinnostus. Sen sijaan satunnainen yksityishenkilö Pieni vaikutus – kiinnostus osassa nelikenttää.
Suuri vaikutus – Pieni kiinnostus: Näillä sidosryhmillä on suuri vaikutus projektiin mutta heillä ei ole suoraan hyötyä projektista. Esimerkiksi eri tahot, joiden hyväksyntä on välttämätön projektin etenemisen kannalta. Pidä nämä sidosryhmät tietoisina siitä, miten projekti etenee.
Pieni vaikutus – Pieni kiinnostus. Projektipäällikkönä kannattaa pitää huolta siitä, että nämä sidosryhmät pidetään ajan tasalla. Nämä sidosryhmät voivat myös kärsiä infoähkystä, joten kannattaa miettiä, mitä tietoa ja kuinka usein he tarvitsevat. Ja niin, asiakas ei kuulu tähän ryhmään! Poikkeuksena tilanne, jossa jokin asiakasryhmä kuten kohderyhmän ulkopuolinen ja satunnainen käyttäjä kuuluu tähän luokkaan.
Tässä kohtaa täytyy muistaa, että jaottelu tähän nelikenttään on hyvä apuväline, mutta muitakin asioita on hyvä ottaa huomioon. Esimerkiksi epäluuloinen tai jopa vihamielinen sidosryhmä. Projektipäällikkönä joudut miettimään, miten saada sidosryhmä mukaan ja toimimaan yhteistä tavoitetta kohti. Tai pystytkö vaikuttamaan sidosryhmään toisen sidosryhmän kautta.
Toinen huomioitava asia on, että koska nelikentän kautta arvioidaan vaikutusvaltaan liittyviä asioita, keskustelut voivat herättää paljon tunteita. Esimerkiksi tilanteessa, jossa käydään läpi analyysin tuloksia, voidaan kyseenalaistaa, miten jokin sidosryhmä voi olla sellainen, ettei sillä nähdä olevan vaikutusta projektin etenemiseen. Mieti, millä tavoin tulokset käsitellään rakentavasti.
Tässä kuvatun Power – Interest -nelikentän tuloksia voit hyödyntää suunnitellessasi, miten sitoutat eri sidosryhmän projektiin sekä projektin viestintää tai riskienhallintaa suunniteltaessa. Hyvä peukalosääntö on, että säännöllinen vuorovaikutus kaikkien sidosryhmien kanssa koko projektin ajan pienentää riskejä, rakentaa luottamusta ja varmistaa, että projektin tavoitteet saavutetaan. Ja näissä onnistuminen puolestaan vähentää projektin aikaisia kustannuksia ja lisää projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Keinot voivat olla hyvin yksinkertaisia kuten otetaan sidosryhmät mukaan projektikokouksiin tai esitellään suunnitelma tai tuloksia työpajassa.
Ketterässä kehityksessä asiakkaan sitouttaminen jatkuvassa vuorovaikutuksessa pitäisi olla osa päivittäistä tekemistä. Välillä voi ketterässä kehityksessä jokin projektin kannalta oleellinen sidosryhmä kuitenkin unohtua, koska keskitytään kehittämiseen yhdessä tietyn käyttäjäryhmän kanssa!
Lataa tästä valmis taulukko, jota voi käyttää sidosryhmäanalyysiin. Pohjassa on valmiina Power Interest -kaavio, jota voit esitellä esimerkiksi johtoryhmässä.
5. Hyödynnä sidosryhmäanalyysin tuloksia projektin suunnittelussa
Projektin suunnittelussa sidosryhmäanalyysi ei ole erillinen tehtävä vaan sen tuloksia voi ja pitää hyödyntää esimerkiksi suunniteltaessa, miten eri sidosryhmiä sitoutetaan projektiin, viestintää suunniteltaessa ja riskienhallintaa suunniteltaessa. Käytännössä pienessä projektissa voit täydentää taulukkoa, johon on kirjattu eri sidosryhmät, eli voit kuvata, millaista viestintää ja kuinka usein toteutetaan samoin kuin sitouttamisen tavoitteet ja menetelmät.
6. Päivitä sidosryhmäanalyysiä säännöllisesti
Sidosryhmäanalyysi ei ole koskaan kerralla valmis. Tai itse en ole ainakaan törmännyt projektiin, jossa ei olisi projektin aikana tullut muutoksia sidosryhmiin. Tyypillisiä muutoksia ovat se, että huomataan projektin aikana jokin uusi sidosryhmä, jolla on vaikutusta projektin kulkuun tai lopputulokseen tai johon projekti vaikuttaa. Esimerkiksi tietojärjestelmän käyttäjäryhmä tai osapuoli, jonka hyväksyntä vaaditaan. Myös sidosryhmäanalyysi voi vaatia päivitystä. Esimerkiksi voidaan todeta, että jonkin sidosryhmän kokema hyöty projektista on muuttunut.
Sidosryhmäanalyysi kannattaa päivittää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Jos projektin aikana löytyy uusi sidosryhmä.
Jos toimintaympäristössä on muutoksia (esim. lakimuutos, säädösmuutos).
Jos projektin laajuus muuttuu.
Jos käynnistyy organisaatiomuutos, joka vaikuttaa merkittävään sidosryhmään.
Lataa tästä valmis taulukko, jota voi käyttää sidosryhmäanalyysiin. Pohjaan voi kerätä tiedot sidosryhmistä sekä käyttää Power – Interest -nelikentän visualisointiin.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.