Projektipäällikkö julkisrahoitteisessa projektissa (EU, Business Finland, ESR)

Julkaistu 24.9.2023
Päivitetty 21.3.2024

Julkisrahoitteisissa hankkeissa projektipäällikkönä toimiminen on monin tavoin samanlaista kuin missä tahansa projektissa. On tavoitteita, johtamista, sitouttamista, uuden oppimista.

Julkisrahoitteiselle projektilla tarkoitetaan tässä projekteja, joiden rahoittajana on esimerkiksi EU, Business Finland eli BF tai ESR.

Jos olet aloittamassa ensimmäistä projektia tai olet aikaisemmin toiminut projektipäällikkönä muissa kuin julkisrahoitteisissa projekteissa, tässä muutama vinkki, mihin kannattaa kiinnittää projektin hallinnollisissa asioissa huomiota.

Selvitä raportoinnin aikataulu ja sisältö

Julkisrahoitteisessa projekteissa rahoittaja (tai vastaava taho) edellyttää raportointia projektin edistymisestä. Tavallisesti vähintään loppuraporttia ja mahdollisesti yhtä tai useampaa väliraporttia.

Raportointi voi tarkoittaa kirjallista raporttia tai kirjallisen raportin lisäksi voidaan edellyttää arviointitilaisuuteen osallistumista ja tulosten esittelyä. Hyväksytty väliraportti tai raportti voi olla edellytys sille, että rahoittajan maksatus tapahtuu.

Selvitä heti projektin alussa vaadittavan raportoinnin aikataulu ja sisältövaatimukset. Tavallisesti raportissa on kuvattava:

• projektin edistyminen ja tulokset
• suunnitellut ja toteutuneet kustannukset
• suunniteltu ja toteutunut työ.

Vinkki! Selvitä myös, onko väliraporttien aikatauluun mahdollisuutta anoa muutosta ja jos, niin miten se tapahtuu. Voit säästää paljon aikaa ja vaivaa esimerkiksi siinä tilanteessa, että voitte kahden väliraportin sijasta raportoida vain kerran jos väliraporttien välillä on lyhyt aika. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, jos kyseessä on isompi hanke, jossa on useita osapuolia ja oma osahankkeenne on jo valmistunut. Tai jos hankkeen aloitus viivästyy, on mahdollista, että ensimmäiset väliraportit voidaan yhdistää.

Aikataulut raportoinnille – erityisesti EU-rahoitteisissa projekteissa ja Business Finland-rahoitteisissa projekteissa – ovat täsmällisiä päivän tarkkuudella. Pidä projektipäällikkönä huolta, että raportointi tapahtuu täsmälleen aikataulussa tai selvitä, onko mahdollista anoa muutosta raportointiaikatauluun ja millaisilla perusteilla. 

Tapahtumien järjestäminen ja niihin liittyvät kirjaukset

Jos osana hanketta järjestetään tapahtumia, varmista, mitä tietoja pitää kerätä osallistujista. Etunimi ja sukunimi usein riittävät mutta raportoinnin takia voi olla tarpeen kerätä myös muita tietoja. Toisaalta tietosuojalaki edellyttää, että sellaista tietoa, mitä ei tarvita, ei kerätä.

Rahoittaja saattaa edellyttää, että osallistujien on varmistettava allekirjoituksellaan, että ovat osallistuneet järjestettyyn tilaisuuteen. Henkilötietojen keräämisen syy on käytävä ilmi osallistujalistasta sitä allekirjoittavalle samoin, miten tietoja käsitellään esim. luovutetaanko tietoja edelleen ja jos niin mihin tarkoitukseen. 

Tuntikirjaukset ja tuntikirjausten hyväksyntä ovat projektipäällikön vastuulla

Jos projektiin osallistuu vapaaehtoisia tai yrityksen ja/tai yhdistyksen työntekijöitä, edellytetään tuntien kirjausta tavalla tai toisella. Tuntikirjaukset pitää pystyä kohdistamaan projektille ja mahdollisesti projektisuunnitelman mukaisille työpaketille.

Yrityksissä on tavallisesti käytössä omat tuntiseurantajärjestelmät, joita voidaan käyttää tuntien kirjaukseen ja raportointiin. Tällöin on projektipäällikön varmistettava heti projektin alussa, että tuntiseurantajärjestelmässä on mahdollista tallentaa ja raportoida tunnit projektin raportoinnin edellyttämällä tavalla. Olen esimerkiksi törmännyt siihen, että raportointia varten ei ole alusta saakka syötetty tunteja niin tarkalla tasolla kuin raportointi edellyttää.

Tavallisesti tuntikirjauksille vaaditaan tavalla tai toisella varmennus. Esimerkiksi voidaan edellyttää, että osallistujat varmentavat tekemänsä talkootyön allekirjoittamalla jokaisen päiväkohtaisen tuntimerkinnän. Tai projektipäällikön on käytävä kerran kuukaudessa läpi tuntikirjaukset ja varmennettava omalla allekirjoituksellaan

Talousasiat järjestykseen heti projektin alusta lähtien

Kirjanpito toteutetaan osana yhdistyksen tai yrityksen kirjanpitoa. Kannattaa heti projektin alussa käydä yrityksen tai yhdistyksen talousjohtajan, palkanmaksajan ja/tai kirjanpitäjän kanssa läpi projektin rahoittajalta saatu ohjeistus ja projektin budjetti sekä suunnitella ja ohjeistaa näiden perusteella projektiin liittyvät käytännöt (esim. tuntiseuranta, raportointi, kuittien käsittely, matkustus).

Tavallisesti hankkeen kirjanpito on pystyttävä eriyttämään eli tarvittaessa on pystyttävä tuottamaan oma raportti projektiin kohdistuvista kustannuksista. Pienemmille yrityksille tai yhdistyksille tämä voi tulla yllätyksenä, joten varmista, että kirjanpitäjä on varautunut tähän.

Ennakoi kustannusten ylitykset ja alitukset

Selvitä projektin alussa, mitä tapahtuu, jos toteutuneet kustannukset ylittyvät tai alittuvat. Jos kustannukset alittuvat, miten tämä vaikuttaa saatavaan rahoitukseen? Entä jos kustannukset ylittyvät? Jos kyse on laajemmasta hankkeessa, onko mahdollista että rahoitusta vapautuu muilta hankkeeseen osallistuvilta ja voitte saada lisää rahoitusta omaan projektiinne?

Onko alihankinnan kilpailutus tarpeen?

Jos hankkeessa teetetään työtä, varmista, onko tämä työ kilpailutettava. Yleisohje on, että kun yritys saa projektiin julkista tukea yli 50 % projektin kokonaiskustannuksista, yrityksen on toteutettava hankintalain mukainen kilpailutus.

Huomaa kuitenkin, että rahoittaja voi suositella, että kilpailutus toteutetaan, vaikka kustannukset eivät ylitä EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön kynnysarvoa.

Tarkkana ulkoisessa viestinnässä

Selvitä, onko rahoittajalla ohjeistus siihen, mitä ja miten voitte ulkoisesti viestiä hankkeessa. Rahoittajalla voi olla esimerkiksi tarkat ohjeet siitä, miten rahoittajan tiedot ja logo on esitetty mainoksissa.

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.