Ostoskori
Julkaistu 26.3.2023
Päivitetty 21.3.2024
Tekemäni kyselyn mukaan vain yksi projektipäällikkö neljästä voi keskittyä yhteen projektiin kerrallaan. Toisaalta saman kyselyn mukaan joka kolmannella on useampia kuin kolme projektia hallinnoitavana. Se on paljon. Miten hallita useita projekteja yhtä aikaa?
Analysoi työmäärääsi ja hallitse odotuksia
Käytä hetki siihen, että mietit, kuinka paljon ja millaisia tehtäviä sinulla on. Kuinka paljon yhden projektin projektinhallinnan tehtäviin on varattava aikaa? Kuinka monta projektia, missä vaiheessa olevia ja milloin on päälliköitävä? Tämän pohdinnan kautta voit myös hallita odotuksia. Voit kertoa ohjausryhmälle, esimiehelle ja tiimille, mitä pystyt ja missä ajassa tekemään.
Käytä hetki myös sen miettimiseen, mitä vaikutuksia on, jos jotain odottamatonta esimerkiksi tapahtuu. Mieti esimerkiksi tilannetta, jossa sairastut viikoksi. Jos sinulla on useita projekteja samaan aikaan, on myös työlästä siirtää kaikista niistä vastuuta eteenpäin loman tai sairastumisen takia. Mieti, miten voit varautua etukäteen.
Lataa tästä valmis taulukko, jota voit käyttää oman projektinhallinnan tukenasi.
Mikä on projektissasi tärkeää?
Projektin suunnittelun kulmakivet ovat aikataulu, resurssit, laatu ja tuotokset. Selvitä, missä näissä voidaan kussakin projektissa joustaa ja kuinka paljon. Tämän keskustelun suosittelen käymään projektin omistajan ja/tai ohjausryhmän kanssa aina ja joka tapauksessa! Tämän keskustelun tulokset auttavat sinua myös silloin, kun sinulla on useita projekteja samaan aikaan johdettavana.
Tulos keskustelusta voi olla esimerkiksi seuraava:
Projekti X aikataulu ei jousta koska uusi lakimuutos astuu voimaan 1.1.2025 ja tässä projektissa on saatava käyttöön toiminnallisuudet, jotka tukevat lakimuutosta. Toiminnallisuudet a, b ja c voidaan ottaa käyttöön seuraavan päivityksen yhteydessä mutta kaikki lakimuutoksen liittyvien toiminnallisuuksien on toimittava 1.1.2025.
Miten voi hallita useita projekteja yhtä aikaa?
Projektista toiseen orientoituminen vie aikaa. Jos mahdollista, jaa päivä 1-3 osaan, jolloin keskityt yhteen projektiin kerrallaan. Entä meileihin vastaaminen, eri kanavissa tulevat kysymykset ja puhelut? Selviytymistapoja on monia. Voit hiljentää kanavat ja puhelimen ja käydä läpi tietyn projektin viestit ja puhelut läpi vain tiettyyn aikaan päivästä. Tai aikatauluttaa viestintätunnin, jolloin vastaat kaikkiin kysymyksiin kaikissa kanavissa.
Rytmitä palaverit
Jos pystyt vaikuttamaan siihen, miten projektin palaverit rytmitetään, pyri siihen, että saman projektin palaverit ovat sopivin väliajoin. Esimerkiksi, jos projektilla on viikkopalaveri, pyri siihen, että ohjausryhmän kokous on sen jälkeen. Silloin sinulla on viimeisin tieto siitä, miten projekti etenee sekä pystyt tiedottamaan uusista havaituista riskeistä tai poikkeamista saman tien. Palaverin rytmittäminen helpottaa kun sinulla on useita projekteja yhtä aikaa.
Visualisoi eteneminen
Jos et ole vielä käyttänyt apuna mitään menetelmää projektin suunnitelman visualisointiin, nyt on hyvä tilaisuus opetella. Eteneminen on helpompi hahmottaa, kun etenemistä pystyy seuraamaan visuaalisesti! Parhaimmillaan näet yhdellä silmäyksellä, mikä on tilanne.
Ketterässä kehityksessä visualisointi tulee luontaisesti osana ketterää kehitystä. Jos projektisi on perinteisesti suunniteltu, voit silti hyödyntää visuaalisuutta tukevia menetelmiä ja työkaluja. Word tai Excel ovat hyviä työkaluja mutta usean projektin hallinnassa on vaikea saada nopeasti käsitystä siitä, missä mennään.
Suunnittele
Ennakointi ja poikkeamien havaitseminen on mahdollista vain jos projekti on suunniteltu. En siis tarkoita mikromanagerausta tai projektin yksityiskohtaista suunnittelua monta kuukautta eteenpäin. Tarkoitan sitä, että sinulla on ymmärrys siitä, mitä ja missä vaiheessa projektissa on tehtävä. Tämä koskee myös ketterän kehityksen projekteja. Ketterän kehityksen projekteissa (kyllä, käytän tätä nimeä) tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että on ymmärrys siitä, mitä pitemmällä aikavälillä tullaan toteuttamaan.
Poikkeamalla tarkoitan sitä, että on suunniteltu, kuinka iso ja millainen poikkeama ja millä tavoin käsitellään. Poikkeama liittyy tavallisesti aikatauluun, laatuun, resursseihin tai lopputulokseen. Tämä on apuna silloin kun sinun on päätettävä, milloin ja miten reagoit. Tämänkin keskustelun suosittelen käymään projektin omistajan ja/tai ohjausryhmän kanssa.
Analyysin lopputulos voi olla esimerkiksi seuraava:
Kesälomaan saakka ketterän kehityksen tiimejä on yksi. Koska käytettävä teknologia on tiimille uusi, on riski, että toteutuksen aikana löytyy sellaisia asioita, joita on tutkittava lisää, jotta toteutus voi edetä. Siksi seurataan sitä, mitkä ominaisuudet ja missä vaiheessa ovat valmistuneet. Valmistumisen kriteerinä käytetään sitä, että valmistunut ominaisuus on läpäissyt käyttäjätestin. Jos ennen kesälomaa ominaisuudet x, y ja z eivät ole valmistuneet, perustetaan toinen ketterän kehityksen tiimi niin, että syyskuun alusta toimivia tiimejä on kaksi.
Hallitse riskejä
Riskienhallinta on yksi tärkeimmistä tavoista varmistaa se, että projekti saavuttaa tavoitteensa. Tämä sisältää riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallitsemisen projektin aikana. On yllättävän yleistä, että riskejä ei hallita projektissa lainkaan tai riskit käydään läpi vain projektin alkuvaiheessa.
Esimerkki, miten riskienhallinta auttaa kun on useita projekteja yhtä aikaa
Oma kokemukseni on, että jos on useita projekteja samaan aikaan menossa niin käy helposti niin, että kun sammuttaa tulipaloa yhdessä projektissa (esimerkiksi sairastumisen takia on löydettävä uusi henkilö) niin seuraavaksi alkavat muut projektit sakkaamaan.
Miksi? Projektit kyllä etenevät todennäköisesti suunnitellusti ja ennakoituihin asioihin pystytään reagoimaan. Mutta syynä ovat tavallisesti ennakoimattomat asiat eli uudet riskit, jotka ehtivät toteutua. Otetaan esimerkiksi edellinen eli keskeisen henkilön sairastaminen. Oliko ennakolta mietitty, kuinka suuri riski on, että projektin keskeinen henkilö sairastuu ja kuka silloin voi toimia varahenkilönä? Jos oli, niin varahenkilön löytäminen on jo astetta helpompaa ja nopeampaa.
Käytän näistä tilanteista nimitystä, että sammutan kekäleitä eli tulipaloja. Tällä tarkoitin sitä, että jos riski on ennakoitu ja varautumissuunnitelma tehty, päästään sammuttamaan itse paloa. Sen sijaan että sammuttelen kekäleitä tulipalon ympärillä kun jo kaikkialla palaa.
Kalenteroi ja pidä projektikohtaista päiväkirjaa
Merkitse kalenteriin kaikkien projektien kaikki keskeiset tapahtumat. Saatat huomata, että toukokuun ensimmäisenä keskiviikkona kolmella projekteistasi on ohjausryhmä tai kahdella projektillasi on käyttöönotto samalla viikolla. Voisiko toista käyttöönottoa siirtää viikolla?
Kirjaa kaikista projekteista keskeiset tiedot, linkit keskeisiin tietolähteisiin, omat muistiinpanosi ja tarvittaessa myös omat tehtäväsi. Oma keinoni on, että toteutan itselleni taulukon, johon kirjaan tärkeimmät asiat. Tämä on yleensä tarpeen silloinkin kun käytössä on jokin ohjelma projektien suunnitteluun tai hallintaan, sillä niissä on harvoin mahdollista tehdä omia henkilökohtaisia muistiinpanoja. Tämä helpottaa myös tarvittaessa tiedonsiirtoa esimerkiksi lomaa silmällä pitäen.
Lataa tästä valmis taulukko, johon voit kirjata keskeiset tiedot projekteista. Voit käyttää taulukkoa myös oman kehityksen tueksi.
Jaa töitä tiimin kanssa
Suunnittele, mitä töitä ja kenen kanssa voit jakaa. Kun yllättäviä asioita tulee eteen, olet jo valmis. En käytä mielelläni sanaa delegointi, koska se antaa kuvan, että yksi henkilö ottaa vastaan ja toinen jakaa. Tämä ei ole nykyaikaa. Parhaimmillaan töiden jakaminen antaa mahdollisuuksia oppia uutta ja tiimi yhdessä voi päättää, miten työt jaetaan. Mukaan lukien perinteisesti projektipäällikölle kuuluvia töitä.
Vältä sitä, että jaat kiireessä tehtäviä. Silloin sinullakaan ei ole aikaa perehdytykseen. Tee ohjeet jo etukäteen. Esimerkiksi itselläni on sellaisia raportointiin liittyviä tehtäviä, joihin olen kirjoittanut valmiiksi ohjeet. Jos olen sairaana tai lomalla, useampi henkilö tiimistämme voi toteuttaa raportin.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.