Ostoskori
Julkaistu 28.2.2023
Päivitetty 21.3.2024
Kirjaa muistiin, millaisiin projekteihin ja missä roolissa olet osallistunut. Tämä säästää sinulta aikaa, kun haet töitä, kehität omaat osaamistasi tai suoritat projektinhallinnan sertifikaatteja.
Miksi kannattaa kirjata tietoja ylös projekteista
Työnhaun avuksi
Työnhaussa tietoja projekteista voit tarvita esimerkiksi kun päivität CV:täsi tai kirjoitat työhakemusta.
Miksi pitää erikseen kirjaa projekteista, eikö riitä, että ylläpidän CV:tä? Nykyisin CV päivitetään käytännössä jokaista työhakemusta varten. Itsekin suosittelen tätä tapaa, koska eri yrityksissä ja työpaikoissa kiinnitetään eri asioihin huomiota. Kun päivität CV:si vastaamaan työpaikkahakemusta, lukija pystyy nopeasti löytämään etsimänsä tiedot.
Kun pidät erikseen kirjaa projekteista, voit poimia tarvitsemasi tiedot CV:hen. Pelkästään CV:ssä kaikkien tietojen ylläpitäminen on oman kokemukseni mukaan työlästä.
Lataa tästä valmis taulukko, johon voit kirjata tiedot projekteista, joihin olet osallistunut. Pohjassa on valmiiksi mietitty, mitä tietoja voit tarvita, kun päivität CV:tä tai haet projektinhallinnan sertifikaattia.
Sertifiointia varten
Projektinhallinnan sertifikaatin suorituksen edellytyksenä voi olla, että sinulla on riittävän pitkä työkokemus projektipäällikön tehtävästä. Tätä varten voidaan pyytää tietoja esimerkiksi projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärästä, tietoa siitä, mikä oli oma ajankäyttösi projektissa tai kuinka suuri oli projektin kokonaisbudjetti.
Tällaisten tietojen kerääminen voi olla jälkeenpäin työlästä esimerkiksi siinä tilanteessa, että olet vaihtanut työpaikkaa. Siksi tietoja kannattaa kerätä systemaattisesti uran alusta lähtien.
Oma kehitys
Kuvaamalla projektisi, ymmärrät paremmin omia vahvuuksiasi ja kehityskohteitasi eri tyyppisissä projekteissa. Kirjaa myös projektin opit niin projektin kannalta kuin omalta kannaltasi. Tämä on hyvä lähtökohta oman kehityssuunnitelman päivittämiselle tai työhaastatteluun. Työhaastattelussa voidaan kysyä esimerkiksi, mikä oli tärkein asia, minkä opit edellisessä projektissasi.
Itselleni hyödyllisin viitekehys oman osaamisen kartoittamiseen ja kehittämiseen on ollut IPMA® Individual Competence Baselinen (ICB. Lue lisää täällä, miten voit tehdä oman kehityssuunnittelman:
Miten tehdä projektipäällikön itsearviointi ja kehityssuunnitelma?
Mitä tietoja kannattaa kirjata?
Etukäteen on vaikea tietää, mitä kaikkia tietoja on hyvä kirjata. Itse huomasin viisi vuotta sitten, että olisi pitänyt kirjata tietoja vielä laajemmin kuin olin siihen mennessä tehnyt ja tein itselleni uuden taulukon. Olen tänä aikana hakenut uutta työpaikkaa sekä suorittanut useita sertifikaatteja, joten ainakin minulla tämä pohja on toiminut hyvin.
Lataa taulukko ja aloita täyttäminen jo tänään!
Kun kirjaat projektin tietoja, muista, että sinun on noudatettava työnantajasi antamia ohjeita sen suhteen, miltä osin nimi tai jokin muu tieto on luottamuksellinen.
Projektista kannattaa kirjata projektin perustietoja esimerkiksi seuraavat:
Yrityksen tai organisaation toimiala
Asiakasyrityksen / asiakasorganisaation edustama toimiala.
Toteutunut työmäärä
Toteutunut budjetti
Projektin aloituspäivämäärä
Projektin lopetuspäivämäärä
Mikä oli projektin tavoite?
Mitä pojektinhallinnan menetelmiä ja työkaluja käytettiin?
Tärkeimmät sidosryhmät
Oma rooli projektissa
Jos olet vastuussa osaprojektista, kirjaa myös osaprojektin näkökulmasta samoja tietoja kuin projektille esimerkiksi tavoite, työmäärä ja budjetti.
Kirjaa lisäksi oma rooli/roolit, työmääräsi, milloin aloitit ja lopetit työskentelyn projektissa.
HUOM! Jos toimit monessa eri roolissa projektissa, kuvaa myös, kuinka aikaisi jakautui eri roolien välillä. Esimerkiksi jos toimit projektipäällikkönä ja kehittäjänä, kirjaa erikseen, kuinka paljon aikaa käytit projektipäällikkönä toimiessa ja kuinka paljon kehitystehtävissä. Tämä tieto voi olla tarpeen sertifioinnin yhteydessä, jos sinun pitää pystyä erittelemään aika, jonka olet käyttänyt siinä tehtävässä, jota sertifointi koskee.
Opitut asiat
Oman oppimisen kannalta on hyvä kirjata ylös, mitä opit. Voit esimerkiksi kirjata, mitkä olivat kolme tärkeintä oppia projektissa. Projektin opit kerätään usein projektin lopuksi. Lisäksi voit miettiä, mitä itse opit projektissa sekä mistä asioista haluaisit oppia lisää.
Lataa tästä valmis taulukko, johon voit kirjata tiedot projekteista, joihin olet osallistunut sekä kerätyt opit.
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.