Julkaistu 16.5.2021
Päivitetty 20.3.2024

Asana auttaa projektinhallinnassa

Vaihtoehto Trellolle

Asana on maailmalla laajasti käytetty pilvipohjainen sovellus projektien ja tehtävien hallintaan. Käyttö on helppo aloittaa sillä käyttöliittymä on intuitiivinen. Olen itse käyttänyt Asanan ilmaisversiota pienen projektin tehtävien hallinnassa. 

Jos kaipaat monipuolisempia näkymiä kuin Trellossa niin Asana on hyvä vaihtoehto, sillä  ilmaisversiossakin on käytössä kolme vaihtoehtoista näkymää: Board-näkymä, jossa tehtävät ovat tilan mukaan jaettuna (ns. Kanban-näkymä, vastaava kuin Trellossa), List-näkymä, jossa näet eri tehtävät listassa ja Calendar-näkymä, jossa näet tehtävät sijoitettuna tavoitepäivämäärän mukaan kalenteriin. 

Asanan ilmaisversio on yksi vaihtoehto myös silloin, jos projekti on useamman yrityksen pieni yhteistyöprojekti, sillä käyttäjät voidaan liittää mukaan helposti sähköpostin perusteella. 

Asana ei ole täysiverinen projektinhallintaohjelmisto, sillä siitä puuttuu kustannusten- ja resurssienhallinta. Tehtävien suunnitteluun se sopii kuitenkin mainiosti. 

Käyttöliittymä

Käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja oman ympäristön perustaminen nopeaa. Jos haluat kokeilla Asanaa, voit kuitenkin hyötyä ohjeistani, sillä näytän samalla, mitä rajoituksia ilmaisversiossa on.

Asana projektinhallinnassa eli projektit ja tehtävät

Asanassa käsitellään projekteja ja tehtäviä.  Projektissa voit luoda ja luokitella tehtäviä (eli jakaa osioihin), voit luoda alitehtäviä, antaa tehtävälle kuvauksen, nimetä tehtävälle vastuullisen henkilön sekä antaa tunnisteen (tag).

Huomaa, että et näe alitehtävien sisältöä näkymissä ilman että avaat tehtävän. Tämä on työlästä jos sinulla on projekti, jossa on paljon alitehtäviä!

Projektissa ei voi olla eri tyyppisiä tehtäviä eli et voi määritellä esimerkiksi erikseen riskejä. Tämän voin kiertää antamalla tehtävälle tunnisteen esim. #riski. 

Voit seurata tehtäviä, joissa olet vastuullinen henkilö, kohdassa My Tasks.

Alla olevassa näkymässä olen napauttanut tehtävää Verkkokauppa, jotta näen sen alitehtävän Vertaile eri vaihtoehtoja.

 

Näkymät

Asanassa on useita eri näkymiä, joissa voit tarkastella tehtäviä. Ilmaisversiossa on käytössä kolme vaihtoehtoista näkymää: Board-näkymä, jossa tehtävät ovat tilan mukaan jaettuna (ns. Kanban-näkymä, vastaava kuin Trellossa), List-näkymä, jossa näet eri tehtävät listassa ja Calendar-näkymä, jossa näet tehtävät sijoitettuna tavoitepäivämäärän mukaan kalenteriin. Maksullisessa versiossa on lisäksi Timeline eli Gant-tyypinen näkymä.

Huomaa kuitenkin, että alitehtävät eivät näy kalenterissa eli tehtävät näkyvät kalenterissa vain päätehtävän mukaan!

 

Mallit

Kun luot uuden projektia, sinulla on käytettävissä useita erilaisia malleja (Template). Malleja voi luoda myös itse.

 

Käyttäjämäärä

Ilmaisversiossa voi olla käyttäjiä korkeintaan 15. Huomaa, että jos sinun on saatava yksikin käyttäjä lisää, niin sinun on maksettava kaikista käyttäjistä tämän 16. käyttäjän lisäksi. Ilmaisversiossa käyttäjät myös näkevät kaikki projektit eli näkyvyyttä ei pysty rajaamaan.

Tiedostot

Asanassa on mahdollista liittää tiedostoja tehtäviin mutta huomaa että tiedoston maksimikoko on 100 MB.

Riippuvuudet

Asanassa on mahdollista määritellä tehtävien välisiä riippuvuuksia ja nähdä projektin tehtävät aikajanalla (Timeline). Huomaa, että nämä ominaisuudet eivät kuitenkaan sisälly ilmaisversioon.

Hinta

Premium- ja Business-hinnasto on nähtävissä Asanan sivustolla. Hinnat ovat per käyttäjä per kuukausi. Hinnat vaihtelevat riippuen siitä, laskutetaanko kuukausittainen vaiko vuosittain. Enterprise-hinnoittelua varten on otettava yhteyttä Asanan myyntiin. Premium-versiossa ja Business-versiossa on luonnollisesti enemmän ominaisuuksia.

Oma kokemukseni on, että ensimmäiseksi käytännön työssä alkavat kiinnostaa Timeline-näkymät ja riippuvuudet sekä se, että käyttäjiä pystyy lisäämään enemmän kuin 15. Vähänkin monimutkaisemmassa projektissa nämä molemmat ominaisuudet tulevat pian tarpeeseen. Toisaalta jos on kyseessä kasvava yritys tai yritys, joka on toiminut jo jonkin aikaa, tarvetta voi olla muillekin ominaisuuksille kuten integraatioille.

Huomaa, että vain Enterprise-hinnoittelussa sinulla on mahdollista määritellä, missä projekti sijaitsee eli valita Eurooppa sijainniksi.

Kielituki suomen kielelle

Asana on käytettävissä maailman valtakielillä kuten englanti ja espanja mutta Asana ei ole käytettävissä suomen kielellä.

Servereiden sijainti

Enterprise-asiakkaat voivat valita projektiensa sijainnin. Asanan oman ilmoituksen mukaan voit valita sijainniksi EU:n ja heidän käyttämänsä palvelinkeskus sijaitsee Saksassa.

Asanan hyviä puolia projektinhallinnassa:

• Helppokäyttöinen
• Monipuoliset näkymät mukaan lukien kalenteri (Calendar) ja aikajana (Timeline, Gant-tyyppinen näkymä)
• Mahdollisuus määritellä tunnisteita
• Mahdollisuus määritellä ja käyttää mallipohjia
• Useita integraatioita
• Mahdollisuus vaikuttaa siihen missä tiedot on tallennettu (vain Enterprise-asiakkailla)
• Voit seurata mitä tehtäviä on määritelty sinulle omassa näkymässä
• Mahdollisuus määritellä riippuvuuksia

 

Asanan huonoja puolia projektinhallinnassa:

• Ilmaisversion rajoitukset (15 henkilöä, ei riippuvuuksia ja Timeline-näkymää)
• Tehtävälle ei pysty antamaan useita vastuuhenkilöitä
• Yhdessä näkymässä ei pysty näkemään kaikkia tasoja tehtävistä esim. Calendar-näkymässä näkyvät tehtävät vain päätehtävän tavoiteaikataulun mukaan
• Jos käyttö laajenee, kustannukset kasvavat nopeasti ja Enterprise-asiakkaan hinnoittelu ei ole tiedossa
• Ei ole projektinhallintatyökalu siinä mielessä, että monet projektinhallinnan ominaisuudet puuttuvat tai ovat monimutkaisia käyttää esim. RACI-malli, resurssienhallinta, kustannushallinta.

 

Liity postituslistalle

Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaa liittyä postituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.

Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.