Ostoskori
Julkaistu 31.5.2021
Päivitetty 20.3.2024
Projektin opetusten ja kokemusten kerääminen tapahtuu usein järjestämällä projektin loppuvaiheessa työpaja, jossa kerätään opetuksia ja kokemuksia (ns. lessons learnt). Jos projekti on ollut pitkä, tässä vaiheessa kaikki ovat jo unohtaneet, mitä projektin alussa tapahtui. Saat projektipäällikkönä nähdä paljon vaivaa, jotta saat palautettua mieleen projektin alkuvaiheet.
Jos alusta saakka huolehdit siitä, että oppia ja kokemuksia kerätään ja hyödynnetään, säästät paljon omaa ja muiden aikaa. Pystytte kehittämään toimintaanne systemaattisesti ja jatkuvasti. Lisäksi projektin loppuvaiheessa sinulla on jo valmiina paljon aineistoa, jota voit hyödyntää mahdollisessa työpajassa ja loppuraportissa.
Tämän blogin otsikko voisi siis yhtä hyvin olla: ohjeet laiskalle projektipäällikölle projektin opetusten ja kokemusten keräämiseen tai 3 tavallista mokaa projektin opetusten ja kokemusten keräämisessä ja miten voit välttää ne tai miten varmistat, että projektissa opitaan kokemuksista!
Kaikkieen vinkkieni taustalla on ajatus siitä, että projektissa opitaan uutta koko projektin ajan. Ja jos projektipäällikkönä pystyt tukemaan jatkuvaa oppimista projektin aikana niin että opit kirjataan muistiin, sinulla on lessons learnt- raportti hyvin pitkällä ennen kuin yhtäkää työpajaa on pidetty!
Vinkkini:
-
Varmista oppiminen projektin aikana osana normaalia toimintaa (ja kerää samalla opit ja kokemukset systemaattisesti)
-
Pidä kirjaa projektin aikana opitusta ja kokemuksista
-
Pidä tehokas ja valmisteltu työpaja, jossa kerätään opit ja kokemukset koko projektin ajalta
Varmista oppiminen projektin aikana
Kun projekti etenee vauhdilla, oppien ja kokemusten kirjaaminen helposti unohtuu. Ongelmia ratkotaan, mutta ratkaisua ei kirjata oppimisen näkökulmasta muistiin.
Vinkkini on, että pyri ottamaan projektin toimintaan mukaan alusta saakka oppiminen ja kokemusten kerääminen. Onko projektillasi säännöllinen viikkopalaveri? Tai eri tiimeillä projektissa? Voit aloittaa yksinkertaisesti sillä, että säännölliseen palaveriin yhdistetään oppimiseen ja kokemusten käsittelemiseen ja kirjaamiseen liittyvä osio.
Tässä osassa palaveria voitte käyttää apuna seuraavia kysymyksiä:
Mikä meni hyvin ja mitä voimme tästä oppia (What went well): Nämä ovat asioita, jotka onnistuivat hyvin. Asioita, joiden tekemistä kannattaa jatkaa.
Mikä ei toiminut ja mitä voimme tästä oppia (What went badly): Nämä ovat asioita, jotka eivät toimineet tai jossa epäonnistuimme. Tässä kannattaa keskittyä siihen näkökulmaan, mitä voimme oppia, ei takertua epäonnistumisiin.
Mitä voitaisiin parantaa (What we could improve): Nämä ovat asioita, joissa olisi parannettavaa.
Viikkopalaverissa voidaan tehdä samalla päätös niistä opeista, jotka voidaan tiimin omalla päätöksellä ottaa heti käyttöön. Pidä huoli siitä, että parannuskohteet sekä mahdolliset juurisyyanalyysit toteutetaan muilta osin.
Jos tiimit eivät ole tottuneet arvioimaan ja kehittämään omaa toimintaansa, näiden kysymysten läpikäyntiä voidaan pitää ylimääräisenä vaivana tai turhaan aikaa vievänä silloin kun käsiteltäviä asioita projektissa itsessään riittää. Oma kokemukseni on että kun oppimisen näkökulmaa systemaattisesti otetaan mukaan viikosta toiseen, opitaan projektissa/tiimeissä kehittämään toimintaa ja kirjaamaan oleellisia asioita ylös.
Tässä esimerkki:
Projektitiimi kokoontuu kerran kahdessa viikossa. Palaverin agendalle lisätään loppuun kohta what went well, what went badly ja where we could improve. Yhden viikon muistiinpanot näyttävät tältä:
What went well:
Pysyttiin aikataulussa ja saatiin valmiiksi kaikki toiminnallisuudet, vaikka kaksi viikko sitten arvioitiin, että aika ei riitä kaikkeen. Tässä onnistuttiin koska tilanne huomattiin viikkopalaverissa ja pystyttiin sopimaan toisen tiimin kanssa, että saadaan avuksi testaukseen resurssi.
What we could improve:
Projektin viikkopalaveri päätettiin muuttaa tiistaille, jolloin tiimien vetäjien palaverissa keskiviikkona resursointiasiat saadaan heti käsiteltyä. Nyt asiasta piti keskustella erikseen tai odottaa asian käsittelyä viikko seuraavaan palaveriin.
Pidä kirjaa opituista asioista ja kokemuksista
Monet projektista opittavat asiat ja kokemukset kirjataan ohjausryhmän pöytäkirjaan, riskilistaan tai tiimien palaverien muistiinpanoihin. Siksi suosittelen projektipäälliköä (tai isommassa projektissa sovittuja henkilöitä) pitämään projektikohtaista listaa opituista asioista ja suosituksista. Listassa voi olla sellaisia asioita kuin mikä toimi, mikä ei, mitä opittiin matkan varrella, mistä tarvittiin lisätietoa. Tämä toimii paitsi projektin apuna myös omana henkilökohtaisena sparraajanasi omalla urallasi. Tästä listasta on myös suuri apu kun kirjoitat loppuraporttia tai suunnittelet oppien ja kokemusten keräämiseksi työpajaa.
Esimerkki listan merkinnästä
22.5.2016
Kategoria: What went well
Kaikille tiimivetäjille jaettiin template tietojen keräystä varten. Template sai hyvää palautetta ja useimmat palauttivat sen aikataulussa. Template käytiin läpi aluksi info-tilaisuudessa ja viikkopalaverissa. Template on tallennettu projektin loppuraporttia varten.
Kokemusten ja oppien kerääminen työpajassa
Tehokkaan työpajan järjestäminen kokemusten ja oppien keräämiseksi ei aina ole helppoa. Ensinnäkin varsinkin pitempään kuin muutaman kuukauden kestäneessä projektissa monet asiat ovat jo ehtineet unohtua siinä vaiheessa kun työpaja pidetään. Kuitenkin projektin alussa tehdään monia tärkeitä päätöksiä projektin kannalta. Jos projektissa on kerättyä tietoa koko projektin ajan, voit hyödyntää tätä aineistoa työpajan suunnittelussa. Toiseksi työpaja voi jäädä yleiselle tasolle niin että tulos on luokkaa että ihan hyvinhän tämä loppujen lopuksi meni. Neuvoni on, että mieti etukäteen, mikä on se näkökulma/näkökulmat, joista palautetta kerätään. Näin saat konkreettisia tuloksia! Ja hyödynnä sitä tietoa, jotta olet projektin aikana kerännyt!
Lue lisää työpajan järjestämisestä täällä:
11 kohdan muistilista oppien ja kokemuksien keräämiseen työpajassa
Liity postituslistalle
Jos koet, että tämä artikkeli oli hyödyllinen, niin kannattaaliittyäpostituslistalleni, jossa jaan tiedot uusista julkaisemistani blogeista. Somessa vinkit ja linkit näkyvät vain osalle seuraajista, joten näin varmistat, että saat aina tiedon uusista blogijulkaisuista.
Postituslistalle liittyvät saavat käyttöönsä myös valmiita taulukoita ja pohjia projektipäällikön työn tueksi kuten sidosryhmäanalyysi ja RACI-matriisi.